Pré-Graduate Secrétaire Assistant

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100% en ligne 24h/24 et 7j/7 • Web & Mobile
- Durée estimée
- Alternance : 504h • 15 mois
- Formation continue : 400h • 8 mois
Démarrage A tout moment de l'année
Certification Titre Professionnel • Niveau 4 (Bac)

Pré-Graduate Secrétaire Assistant

En bref
Programme
Modalités
Financement
Métiers visés

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Exercez un métier polyvalent, alliant organisation et flexibilité !

Souvent qualifié(e) de “chef d’orchestre”, le(la) secrétaire assistant(e) a pour mission de participer au bon fonctionnement d’un service ou d’une structure. Rôle central à tous les niveaux et responsabilités, ce métier vous ouvre les portes d’une position stratégique au sein d’une entreprise, un. Grâce à cette formation, vous maîtriserez les compétences nécessaires à l’exercice du métier de secrétaire : du suivi administratif courant du personnel à la production de documents professionnels courants en passant par l’élaboration de tableaux de suivi de l’activité commerciale.

Vous serez capable de :

Participer à la communication interne et externe sur l’ensemble des sujets de la structure
Participer à l'organisation des activités
Gérer l’administration commerciale et le suivi du personnel
Gérer des priorités face à la multiplicité des tâches et interlocuteurs

Programme

Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités

S'approprier un environnement d'entreprise

Les valeurs et la culture de l'entreprise
L'importance du collaboratif
L'organigramme de l'équipe : intitulés, rôles, fonctions et missions
Enjeux, fonctions et caractéristiques des écrits dans l’entreprise

Produire des écrits professionnels

Les bonnes pratiques des écrits pro
Les normes typographiques
Les écrits interactifs : rédiger une lettre
Les écrits interactifs : rédiger un mail
La rédaction d'un rapport
Le compte rendu
La rédaction d'un compte rendu de kickoff
Les écrits informatifs : la note de synthèse
Les écrits informatifs : la note de service
Les logiques de structuration des écrits professionnels
Les différents registres de langue
La lecture rapide et efficace
La prise de notes manuelle
La prise de notes digitale
Les stratégies d’amélioration pour le traitement des textes
Les règles orthographiques, grammaticales, lexicales et de conjugaison
Les stratégies rédactionnelles et argumentatives
Produire des écrits professionnel

Traiter et gérer des mails

Introduction à l'importance de gérer des mails
Les différents types de mails à rédiger
Les bonnes pratiques en rédaction de mail
L'importance des tournures de phrases dans une communication
Les bonnes techniques de rédaction de mail
Les mails formels
Les mails informels
L'organisation des mails reçus
Le traitement des mails reçus

Rédiger un contrat de prestation de service

Introduction aux contrats de prestation de service
Quelles sont les différentes clauses d'un contrat de service
Comment rédiger un contrat de prestation de service
Les différentes méthodes d'envoi d'un contrat de prestation de service
Présentation de Docusign

Editer une Facture

Introduction aux factures
Les différentes normes à respecter pour une facture
Les notions HT et TTC lors des tarifications
La transmission d'une facture dans le respect des normes juridiques

Identifier les informations à communiquer

Introduction: l'importance de la communication par écrit
L'identification des informations nécessaires à l'équipe
L'anticipation des besoins d'information
La création de questionnaires de recueil des besoins d'information
Les sources extérieures d'information
L'identification des sources autorisées et fiables
Les interlocuteurs externes sources d'information
Les différents types de ressources et leur codification
La terminologie inhérente à chaque type de ressources
L'optimisation de l'utilisation des différents types de ressources
Les logiques de relation entre les ressources documentaires de même type
La synthèse des informations
Se concentrer sur l'essentiel pour donner les bonnes informations au bon moment

Traiter l'information

Le bon traitement de l'information
Les méthodologies des traitement de l'information
Les outils de gestion des mails
L'environnement Microsoft Outlook et l'environnement Gmail
Les fonctionnalités de Microsoft Outlook et Gmail
L'utilisation de la messagerie Gmail de Google

Construire un support de communication

Les logiques rédactionnelles de construction d'un support de communication
Les logiques visuelles de construction d'un support de communication
Les éléments définis par la Direction de la communication : la charte graphique
Mettre en place une stratégie pour comprendre quel est le meilleur support de communication

Cartographier les acteurs et le circuit de l'information

Les acteurs internes du circuit de l'information
Les niveaux d'accès à l'information
Le circuit de l'information

Diffuser l'information

La diffusion des informations
Les principes directeurs de la communication interne
L'environnement informatique de gestion de l'information
Les outils de diffusion de l'information
Les outils de partage et d'échange d'information dans l'entreprise
L'utilisation des outils de partage de l'information

Tracer les informations

Introduction au suivi des informations
Diffuser de l'information - Interface graphique
Diffuser de l'information - Images et animation sous Powerpoint
Le RGPD
La qualité
Gestion documentaire et sources d'information
Le suivi des documents
Le classement
Le traitement du courrier
Le suivi des mails
Mettre en place une politique de gestion de nomenclatures

Conserver les informations

Introduction : La conservation des données
Le stockage et la sauvegarde de données
L'archivage des données pour garder une valeur juridique

Présenter des informations à l'aide du logiciel Powerpoint

Présentation PowerPoint
Les bases de la mise en forme du texte
Tableaux
Objets graphiques
Options de thèmes
Mise en forme du texte
Mise en forme des tableaux
Objets graphiques et animations simples
Personnalisation des objets graphiques
Options de thèmes supplémentaires
Options d’enregistrement et d’impression des documents
Options du diaporama

Accueillir un visiteur

L'approche centrée sur la personne lors d'un accueil physique
L'accueil physique
L'importance d'un premier échange
Bien recevoir un visiteur
Personnaliser l'accueil
Chercher à améliorer son accueil client
Le champ lexical à utiliser avec un visiteur
La compréhension de la demande
Les techniques de communication
Les techniques de reformulation
L'accueil téléphonique
Comprendre et répondre en anglais : les fondamentaux
La posture professionnelle et éthique
Désamorcer une situation conflictuelle
Le secret et la discrétion professionnels

Transmettre des informations oralement

Introduction à l'importance de la prise de parole
Comprendre comment et quand parler
Parler sans être intimidé

Planifier les activités de l'équipe

Introduction à la planification des éléments
L'ordonnancement des tâches
Comment planifier de manière optimale
Plannings et outils de planification
Construction d'un planning
Les méthodes de planification traditionnelles
Les méthodes de planification digitales
Découverte et utilisation du Calendrier Google
Découverte et utilisation du Calendrier Outlook
Découverte et utilisation du Calendrier Windows
Découverte et utilisation du Calendrier macOS
Les points de vigilance de la planification

Optimiser et organiser les activités de l'équipe

Intro : L'importance de l'optimisation et la gestion du temps
La gestion du temps
Organiser les journées de ses managers
Comment organiser la prise de rendez-vous de manière manuelle
Comment organiser la prise de rendez-vous à l'aide d'une solution digitale

S'organiser en équipe avec Trello

Découverte des offres Trello
Créer un compte Trello
Configurer un espace de travail
Contenu d'un projet Trello
Les niveaux de visibilité d'un tableau
Inviter un membre à un tableau
Ajouter un membre à une carte
Gérer les membres d'un espace de travail
Paramétrer un tableau
Gérer les listes
Les actions de la carte
Créer une checklist
Suivre l'avancement d'une checklist
Découvrir les Power-ups
Utiliser un Power-up : Google Drive

Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines

Gérer les achats

Introduction : l'importance de gérer ses achats
Le lexique de la gestion des achats
Connaître son portefeuille d'achat
Connaître et comprendre les budgétisations
Les principales nécessités d'achat en agence de communication
Optimiser ses commandes
Effectuer un contrôle des achats
Contrôler et maîtriser le risque
Comprendre les principes de rentabilité comptable
Comprendre les principes de rentabilité fiscale

Gérer l'administration des ventes

Introduction : la gestion de l'administration des ventes
Le lexique de la gestion des ventes
Rédiger une proposition commerciale
Gérer et maîtriser un devis
Que contient une facture et comment la créer ?
Gérer et maîtriser une facture
Assister aux rendez-vous commerciaux
Les fondamentaux du droit commercial
Qu'est-ce qu'un CRM
Apprendre à utiliser un CRM
Utiliser le CRM pour gérer l'administration des ventes

Répondre aux attentes des clients

Introduction à l'importance des clients
Bien comprendre les demandes d'un client
L'organisation de la prospection clientèle
La détection, analyse et suivi des appels d'offres
La communication avec des acteurs internes, avec les prospects, les clients et les pouvoirs adjudicateurs
Accueil, information et conseils
Communication pour développer la relation client
Comprendre à qui rediriger les différentes demandes spécifiques des clients.
Traiter les demandes des clients au téléphone
Traiter les demandes des clients par mail
Traiter les demandes des clients en présentiel
L'écoute active
La recherche de solution dans le respect des principes et procédures de l'entreprise
La validation de la solution proposée au client
Les informations inhérentes à la réclamation à consigner dans la fiche client

Construire un tableau de gestion commerciale avec Microsoft Excel

Généralités sur l’environnement Excel
Gestion de la mise en page
Calculs
Les formules de bases
Mise en forme des cellules
Utilisation des outils de tris et de filtres
Les objets graphiques simples
Exercices d'application Niveau 1& 2
Navigation dans l'environnement et collages spéciaux
Options d’enregistrement et d’impression
Formules fréquentes
Méthodes de calculs
Amélioration de la mise en forme et révision des cellules
Création de tableau, gestion des images et objets graphiques
Mise en forme des graphiques
Lecture d'un tableau croisé dynamique
Utilisation des outils de tri et d'analyse
Exercices d'application Niveau 3

Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité

La mise en oeuvre des tableaux de bord
La construction d'un tableau de bord opérationnel

Gérer le volet administratif des collaborateurs

L'organisation de la fonction RH
Les défis de la fonction RH
La mise en place et la communication des procédures RH
Le lexique des ressources humaines
Suivi des formalités et procédures d'embauche et de départ
Organisation et suivi des dossiers du personnel
Gestion du temps de travail, des absences et des congés
Produire des DPAE
Produire des Soldes de tout compte
Suivre la gestion des DSN et des paies
Mettre en place des solutions permettant de suivre les deadlines liées à la médecine du travail
Réaliser un document de suivi de mission
Organiser les entretiens de fin d'année
Favoriser l'expérience collaborateur

À l’issue de la formation, vous obtiendrez

Obtenez le Titre Professionnel “Secrétaire assistant” niveau 4, enregistré au RNCP sous le numéro RNCP36804 par décision de France Compétences par arrêté du 27/10/2017 publié au Journal Officiel du 05/12/2017

Obtenez le diplôme Secrétaire administratif délivré par Studi en partenariat avec Comptalia

Voir le specimen

La méthode Studi : votre chemin vers le succès

Accompagnement jusqu’à la réussite

Support pédagogique à chaque étape de votre parcours de formation, et assistance de vos formateurs experts sous 24h ouvrées maximum

Coaching carrière

Programme de coaching exclusif orienté emploi et carrière pour booster votre employabilité et votre succès en poste

Apprendre en faisant

Pédagogie active où l’apprenant est acteur de son propre apprentissage : construisez, créez, expérimentez !

Se préparer pour le monde réel

Apprentissage directement applicable basé sur des exemples réels, projets, cas pratiques et contenus immersifs

Réseau d'experts de premier plan

Plus de 300 formateurs experts pour transmettre les meilleures pratiques dans chaque domaine

Excellence académique & digitale

Cours écrits et vidéos, à la demande et en direct Plateforme de formation accessible 24h/24 et 7j/7 en ligne et sur app iOS/Android

Modalités

Conditions d'admission

Pour entrer en formation, le candidat doit :

En formation continue :

Être âgé(e) de 16 ans révolus à la date d’entrée en formation

En alternance :

Avoir validé un Diplôme ou un Titre de niveau 3 (CAP, BEP)

Etre âgé de 16 à 30 ans ET avoir le diplôme national du brevet (DNB) ou le certificat de formation générale (CFG)

Pour toute autre situation, contactez un conseiller en formation qui étudiera votre admissibilité.

Expérience professionnelle et stage

Dans le cadre de votre formation, le stage n'est pas obligatoire.

Toutefois, toute expérience professionnelle, passée ou en cours, ou réalisation de stage, vous permet de développer vos compétences et de vous immerger dans le milieu que vous rejoindrez prochainement.

Cela reste un atout pour l'obtention de votre Titre/Diplôme.

Studi vous fournira une convention de stage sur demande.

Examen

Mois d'examen : Janvier/FévrierMars/AvrilJuin/JuilletSeptembre/OctobreNovembre/Décembre

Lieu : "En présentiel (Paris, Montpellier, Bordeaux ou Lyon au choix). Possible également en présentiel pour la Martinique, la Guadeloupe et La Réunion sur les sessions de Juin/Juillet et Novembre/Décembre."

Pour obtenir le Titre, le candidat sera évalué selon les modalités suivantes :

Les résultats des évaluations réalisées pendant le parcours de formation
La réalisation d'un dossier professionnel
Une mise en situation professionnelle écrite (4h)
Une mise en situation professionnelle orale (10mn + 10mn de préparation)
Un entretien technique (25mn)
Un entretien avec le jury (15 min)

Certification

Certification : Titre Professionnel “Secrétaire assistant” niveau 4, enregistré au RNCP sous le numéro RNCP36804 par décision de France Compétences par arrêté du 27/10/2017 publié au Journal Officiel du 05/12/2017

Certificateur : Ministère du Travail

Pour obtenir le taux d’insertion dans les fonctions visées, consulter la fiche RNCP sur le site de France compétences

Validation par bloc de compétence

La certification professionnelle est composée de plusieurs blocs de compétences à acquérir pour l'obtention de la certification professionnelle.

Il est possible de valider un ou plusieurs des blocs de compétences. Chaque bloc peut être acquis individuellement.

La fiche RNCP accessible depuis chaque fiche formation en précise les modalités d'obtention.

Pour toute question concernant les blocs de compétence, contactez votre conseiller en formation.

Un bloc de compétence n'a pas de durée de validité, il est acquis à vie.

Equivalences et passerelles

Il n'existe pas d'équivalences ou de passerelles pour ce Titre professionnel.

Poursuite d'études

Après avoir obtenu le TP - Secrétaire assistant, il est possible de :
- Soit intégrer directement le marché du travail
- Soit poursuivre vers un BTS Gestion de la PME, ou un BTS Support Action Managériale (SAM) ou un Graduate Office Manager (TP - Assistant de direction).

Cette liste n’est pas exhaustive. Il existe d’autres poursuites possibles.

Modalités spécifiques Alternance

Module Réussir mon alternance (durée estimée : 50h)

- Connaissance de l’alternance, des contrats, engagements réciproques, aides et modalités de suivi

- Citoyenneté, diversité et santé au travail.

Module Réussir ma vie professionnelle (durée estimée : 20h)

- Comprendre les enjeux de l'entreprise pour favoriser mon intégration

- Démarquez-vous en entreprise

Accompagnement et renforcement pédagogique, suivi du Career Center (durée estimée : 54h en moyenne)

- Un live interactif par semaine permettant de répondre aux questions des alternants et informations liées aux aides sociales, à la mobilité internationale, au handicap

- Suivi du CFA : entretiens tripartites pluriannuels

Compétences digitales (Accès Studi+)

- Accès à 1 à 2 programme(s) courts(s) dédié(s) aux "digital skills" au choix parmi le catalogue, permettant de se former et s’exercer aux logiciels les plus adaptés à son entreprise

Indicateurs de performance

Taux de réussite : 92%

Taux de satisfaction lié aux cours : 87%

Taux de satisfaction générale : 80%

Tarifs et solutions de financement

2 990 € Tarif pour les particuliers.

Financement CPF

Mon compte CPF

Financement jusqu'à 100%

Alternance

Formation réalisable en apprentissage ou contrat de professionnalisation

Prise en charge à 100%

France Travail

Formation éligible à des aides de France Travail (anciennement Pôle Emploi)

Financement jusqu'à 100%

Bourse d'études

Bénéficiez d'une bourse d'études en fonction de votre profil

Jusqu'à -30%

Financement personnel

Financez votre formation facilement en plusieurs fois sans frais jusqu'à 36 mois ****

A partir de 69€ / mois

Inclus

Cours écrits et vidéos à la demande
Accès illimité aux 4 000 cours du soir* en direct et replay
Accompagnement pédagogique personnalisé
Projets professionnels
Coaching carrière
Accès illimité à Studi + pendant 2 ans
Frais de dossier et d'inscription**
Garantie Réussite 2 ans et Garantie Diplômé ou Remboursé***

* Nombre moyen de cours du soir en direct observés sur les 12 derniers mois (organisés majoritairement à partir de 18h)
** Hors Diplômes d’État et préparation aux concours
*** Voir les CGV Studi
**** Sous réserve d’acceptation. Vous disposez d’un délai de rétractation. Voir les conditions

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9 heures / semaine

•

Total : 400 h

Formation terminée :

Examen :

Le délai moyen d'accès à la plateforme est de 14 jours.

Ce délai peut varier en fonction du type de financement et de l'accord du financeur. Une fois l'accord de votre financeur reçu, vous recevrez un mail de connexion à la plateforme.

Vous cliquez sur le lien, choisissez votre mot de passe et démarrez votre formation.

Métiers visés

Secrétaire Secrétaire administratif Secrétaire polyvalent Assistant / Assistante administratif Assistant / Assistante d'équipe Assistant / Assistante de gestion Secrétaire assistant