Le métier de Secrétaire
Facilite les tâches liées à l’organisation de l’entreprise
Le ou la secrétaire gère l’accueil et les appels téléphoniques des visiteurs, clients, partenaires et fournisseurs. Il ou elle s’occupe également de la gestion administrative, de la rédaction et de l’envoi de courrier, mais également de la saisie de documents et du classement de dossiers.
Ses compétences et missions varient selon la taille et le secteur d’activité de l’entreprise pour laquelle il travaille, mais également selon le service auquel il est rattaché.
Pour le compte de ses responsables hiérarchiques, le ou la secrétaire tient à jour l’agenda, prépare les déplacements, organise les réunions et peut également assurer la prise de notes lors des meetings et rédiger des comptes-rendus. Ainsi, elle facilite certaines tâches liées à l’organisation.
Enfin, il lui arrive de s’occuper de la gestion des fournitures de bureau et des contrats matériels et de maintenance d’équipements.
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Portrait type du secrétaire
Il trouve facilement du travail avec un diplôme de niveau bac + 2.
Il a un caractère organisé, méthodique, sociable et discret.
Il travaille dans le secteur privé ou public, dans un bureau, en zone urbaine, rurale ou à l’international, et avec des horaires en journée.
Salarié d’une entreprise, il gagne entre 1 400 € et 1 800 € bruts par mois selon son diplôme, son expérience et sa zone géographique.
Qui recrute des secrétaires ?
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Petites et moyennes entreprises
Le ou la secrétaire travaille dans des entreprises de toutes tailles et de tous types de secteurs d’activité, aussi bien dans le privé que dans le public : assurance, BTP, armée, immobilier, finance, santé, service à la personne, industrie etc. Lorsqu’elle travaille au sein d’une petite structure, elle est le premier interlocuteur de l’entreprise et ses missions sont très variées.
Elle jongle entre l’accueil des visiteurs (physique et téléphonique), la rédaction du courrier, l’organisation des réunions, le classement ou encore la tenue de l’agenda de son supérieur.
Elle peut également être amenée à gérer les fournitures de bureau et les contrats matériels/de maintenance d’équipements.
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Grandes entreprises
En travaillant dans une grande entreprise, le secrétaire intervient le plus souvent en appui administratif et logistique auprès d'un directeur ou d’un responsable de service. Il assure la coordination et l'organisation de l'information au sein de son service et a aussi des missions d’accueil physiques et téléphoniques.
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Quelles sont les conditions de travail du secrétaire ?
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Environnement de travail du secrétaire
Le secrétaire exerce dans tous types d’entreprises et dans tous types de secteurs d’activité.
Il partage son temps entre le travail sur ordinateur, le téléphone et le traitement de dossiers. Sa position assise et ses séances prolongées devant un écran d’ordinateur peuvent être éprouvantes.
Il maîtrise les outils bureautiques et a de grandes qualités rédactionnelles et de synthèse.
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Cadre hiérarchique
Le secrétaire travaille sous l’autorité d’un directeur ou d’un responsable d’équipe. Il peut travailler sous la responsabilité du directeur général de l’entreprise.
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Horaires et saisonnalité
La secrétaire travaille sur des horaires de bureau en journée. Elle peut avoir des horaires étendus en fonction de l’activité.
Salaire du secrétaire
Le salaire du secrétaire varie selon son expérience, la taille et le secteur d’activité de l'entreprise dans laquelle il travaille. Il y a souvent de grandes disparités sur le marché. Par ailleurs, on observe habituellement des salaires plus élevés en région parisienne que sur le reste du territoire.
Quel est le profil du secrétaire ?
Qualités majeures
Organisation, méthode, rigueur, polyvalence et amabilité sont des qualités essentielles au métier de secrétaire.
Il a une parfaite présentation, de grandes qualités rédactionnelles et humaines. Malgré un emploi du temps bien souvent surchargé, le secrétaire doit être disponible et courtois.
Il écrit rapidement, prend des notes synthétiques lors des réunions et effectue des comptes rendus compréhensibles. Il parle anglais couramment et a des notions dans une autre langue étrangère.
Enfin, il doit avoir une bonne appréciation et une bonne gestion des priorités pour répondre aux urgences imposées par sa hiérarchie.
Expérience
Le métier de secrétaire est accessible aux jeunes diplômés. Cependant ceux-ci devront probablement enchaîner les missions et les CDD avant de pouvoir décrocher un CDI.
Quelle formation pour devenir secrétaire ?
On peut devenir secrétaire avec un diplôme de niveau bac + 2 minimum. Toutefois, selon les missions et les responsabilités, les recruteurs apprécient les profils qui disposent d’un diplôme de niveau supérieur.
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Évolution professionnelle
Après quelques années d’expérience, la secrétaire peut choisir de se spécialiser. Elle peut également changer d’entreprise ou de secteur d’activité. Enfin, elle peut également devenir secrétaire de direction ou assistante de gestion dans une petite structure.
Spécialisations du métier de secrétaire
Spécialisations du métier de secrétaire
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Secrétaire comptable
Le secrétaire comptable réalise les opérations de gestion administrative et comptable telles que l’enregistrement d'écritures, le suivi de trésorerie, la facturation et la gestion administrative du personnel d'une entreprise, selon les règles de comptabilité générale.
Ses missions :
- Accueillir les clients.
- Assurer l’accueil téléphonique.
- Enregistrer des opérations comptables.
- Établir des déclarations fiscales et sociales.
- Réaliser un suivi de trésorerie.
- Établir un état de rapprochement bancaire.
- Réaliser des opérations de recouvrement de créances.
- Réaliser des opérations de suivi des paiements.
- Effectuer une relance client.
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Secrétaire administratif
Le secrétaire administratif, appelé aussi secrétaire, collaborateur administratif ou assistant administratif, exerce au côté de son supérieur hiérarchique de nombreuses missions de secrétariat. On le retrouve le plus souvent dans le secteur public : administration scolaire et universitaire, structures administratives déconcentrées (collèges et lycées), ministères ou encore mairies.
Ses missions :
- Rédiger les notes.
- Gérer la communication.
- Traiter les dossiers.
- Envoyer et réceptionner les courriers.
- Accueillir les visiteurs.
- Programmer les réunions et rendez-vous de ses supérieurs.
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Secrétaire juridique
Le ou la secrétaire juridique est l’assistant de l’avocat, d’un huissier ou d’un notaire.
Ses missions :
- Accueillir les visiteurs.
- Répondre au téléphone.
- Fixer des rendez-vous et tenir l'agenda de sa hiérarchie.
- Assurer la saisie des courriers et le suivi du règlement des factures.
- Classer et archiver les dossiers.
- Organiser les déplacements et les voyages.
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Secrétaire médico-social
Le secrétaire médical est un véritable assistant du médecin. Il est le premier interlocuteur du patient, en face à face et au téléphone lorsqu'il souhaite prendre rendez-vous.
Il rassure les personnes en répondant à leurs questions. Il renseigne les patients sur les conditions de prise en charge des soins par les organismes d'assurance maladie et peut s’occuper des feuilles de soins (carte vitale).
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