Pré-Graduate Secrétaire Assistant
- Bac
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100% en ligne 24h/24 et 7j/7 • Web & Mobile
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- Durée estimée
- Alternance : 504h • 15 mois
- Formation continue : 400h • 8 mois
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Démarrage A tout moment de l'année
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Certification Titre Professionnel • Niveau 4 (Bac)
Exercez un métier polyvalent, alliant organisation et flexibilité !
Souvent qualifié(e) de “chef d’orchestre”, le(la) secrétaire assistant(e) a pour mission de participer au bon fonctionnement d’un service ou d’une structure. Rôle central à tous les niveaux et responsabilités, ce métier vous ouvre les portes d’une position stratégique au sein d’une entreprise, un. Grâce à cette formation, vous maîtriserez les compétences nécessaires à l’exercice du métier de secrétaire : du suivi administratif courant du personnel à la production de documents professionnels courants en passant par l’élaboration de tableaux de suivi de l’activité commerciale.
Vous serez capable de :
Programme
- Les valeurs et la culture de l'entreprise
- L'importance du collaboratif
- L'organigramme de l'équipe : intitulés, rôles, fonctions et missions
- Enjeux, fonctions et caractéristiques des écrits dans l’entreprise
- Les bonnes pratiques des écrits pro
- Les normes typographiques
- Les écrits interactifs : rédiger une lettre
- Les écrits interactifs : rédiger un mail
- La rédaction d'un rapport
- Le compte rendu
- La rédaction d'un compte rendu de kickoff
- Les écrits informatifs : la note de synthèse
- Les écrits informatifs : la note de service
- Les logiques de structuration des écrits professionnels
- Les différents registres de langue
- La lecture rapide et efficace
- La prise de notes manuelle
- La prise de notes digitale
- Les stratégies d’amélioration pour le traitement des textes
- Les règles orthographiques, grammaticales, lexicales et de conjugaison
- Les stratégies rédactionnelles et argumentatives
- Produire des écrits professionnel
- Introduction à l'importance de gérer des mails
- Les différents types de mails à rédiger
- Les bonnes pratiques en rédaction de mail
- L'importance des tournures de phrases dans une communication
- Les bonnes techniques de rédaction de mail
- Les mails formels
- Les mails informels
- L'organisation des mails reçus
- Le traitement des mails reçus
- Introduction aux contrats de prestation de service
- Quelles sont les différentes clauses d'un contrat de service
- Comment rédiger un contrat de prestation de service
- Les différentes méthodes d'envoi d'un contrat de prestation de service
- Présentation de Docusign
- Introduction aux factures
- Les différentes normes à respecter pour une facture
- Les notions HT et TTC lors des tarifications
- La transmission d'une facture dans le respect des normes juridiques
- Introduction: l'importance de la communication par écrit
- L'identification des informations nécessaires à l'équipe
- L'anticipation des besoins d'information
- La création de questionnaires de recueil des besoins d'information
- Les sources extérieures d'information
- L'identification des sources autorisées et fiables
- Les interlocuteurs externes sources d'information
- Les différents types de ressources et leur codification
- La terminologie inhérente à chaque type de ressources
- L'optimisation de l'utilisation des différents types de ressources
- Les logiques de relation entre les ressources documentaires de même type
- La synthèse des informations
- Se concentrer sur l'essentiel pour donner les bonnes informations au bon moment
- Le bon traitement de l'information
- Les méthodologies des traitement de l'information
- Les outils de gestion des mails
- L'environnement Microsoft Outlook et l'environnement Gmail
- Les fonctionnalités de Microsoft Outlook et Gmail
- L'utilisation de la messagerie Gmail de Google
- Les logiques rédactionnelles de construction d'un support de communication
- Les logiques visuelles de construction d'un support de communication
- Les éléments définis par la Direction de la communication : la charte graphique
- Mettre en place une stratégie pour comprendre quel est le meilleur support de communication
- Les acteurs internes du circuit de l'information
- Les niveaux d'accès à l'information
- Le circuit de l'information
- La diffusion des informations
- Les principes directeurs de la communication interne
- L'environnement informatique de gestion de l'information
- Les outils de diffusion de l'information
- Les outils de partage et d'échange d'information dans l'entreprise
- L'utilisation des outils de partage de l'information
- Introduction au suivi des informations
- Diffuser de l'information - Interface graphique
- Diffuser de l'information - Images et animation sous Powerpoint
- Le RGPD
- La qualité
- Gestion documentaire et sources d'information
- Le suivi des documents
- Le classement
- Le traitement du courrier
- Le suivi des mails
- Mettre en place une politique de gestion de nomenclatures
- Introduction : La conservation des données
- Le stockage et la sauvegarde de données
- L'archivage des données pour garder une valeur juridique
- Présentation PowerPoint
- Les bases de la mise en forme du texte
- Tableaux
- Objets graphiques
- Options de thèmes
- Mise en forme du texte
- Mise en forme des tableaux
- Objets graphiques et animations simples
- Personnalisation des objets graphiques
- Options de thèmes supplémentaires
- Options d’enregistrement et d’impression des documents
- Options du diaporama
- L'approche centrée sur la personne lors d'un accueil physique
- L'accueil physique
- L'importance d'un premier échange
- Bien recevoir un visiteur
- Personnaliser l'accueil
- Chercher à améliorer son accueil client
- Le champ lexical à utiliser avec un visiteur
- La compréhension de la demande
- Les techniques de communication
- Les techniques de reformulation
- L'accueil téléphonique
- Comprendre et répondre en anglais : les fondamentaux
- La posture professionnelle et éthique
- Désamorcer une situation conflictuelle
- Le secret et la discrétion professionnels
- Introduction à l'importance de la prise de parole
- Comprendre comment et quand parler
- Parler sans être intimidé
- Introduction à la planification des éléments
- L'ordonnancement des tâches
- Comment planifier de manière optimale
- Plannings et outils de planification
- Construction d'un planning
- Les méthodes de planification traditionnelles
- Les méthodes de planification digitales
- Découverte et utilisation du Calendrier Google
- Découverte et utilisation du Calendrier Outlook
- Découverte et utilisation du Calendrier Windows
- Découverte et utilisation du Calendrier macOS
- Les points de vigilance de la planification
- Intro : L'importance de l'optimisation et la gestion du temps
- La gestion du temps
- Organiser les journées de ses managers
- Comment organiser la prise de rendez-vous de manière manuelle
- Comment organiser la prise de rendez-vous à l'aide d'une solution digitale
- Découverte des offres Trello
- Créer un compte Trello
- Configurer un espace de travail
- Contenu d'un projet Trello
- Les niveaux de visibilité d'un tableau
- Inviter un membre à un tableau
- Ajouter un membre à une carte
- Gérer les membres d'un espace de travail
- Paramétrer un tableau
- Gérer les listes
- Les actions de la carte
- Créer une checklist
- Suivre l'avancement d'une checklist
- Découvrir les Power-ups
- Utiliser un Power-up : Google Drive
- Introduction : l'importance de gérer ses achats
- Le lexique de la gestion des achats
- Connaître son portefeuille d'achat
- Connaître et comprendre les budgétisations
- Les principales nécessités d'achat en agence de communication
- Optimiser ses commandes
- Effectuer un contrôle des achats
- Contrôler et maîtriser le risque
- Comprendre les principes de rentabilité comptable
- Comprendre les principes de rentabilité fiscale
- Introduction : la gestion de l'administration des ventes
- Le lexique de la gestion des ventes
- Rédiger une proposition commerciale
- Gérer et maîtriser un devis
- Que contient une facture et comment la créer ?
- Gérer et maîtriser une facture
- Assister aux rendez-vous commerciaux
- Les fondamentaux du droit commercial
- Qu'est-ce qu'un CRM
- Apprendre à utiliser un CRM
- Utiliser le CRM pour gérer l'administration des ventes
- Introduction à l'importance des clients
- Bien comprendre les demandes d'un client
- L'organisation de la prospection clientèle
- La détection, analyse et suivi des appels d'offres
- La communication avec des acteurs internes, avec les prospects, les clients et les pouvoirs adjudicateurs
- Accueil, information et conseils
- Communication pour développer la relation client
- Comprendre à qui rediriger les différentes demandes spécifiques des clients.
- Traiter les demandes des clients au téléphone
- Traiter les demandes des clients par mail
- Traiter les demandes des clients en présentiel
- L'écoute active
- La recherche de solution dans le respect des principes et procédures de l'entreprise
- La validation de la solution proposée au client
- Les informations inhérentes à la réclamation à consigner dans la fiche client
- Généralités sur l’environnement Excel
- Gestion de la mise en page
- Calculs
- Les formules de bases
- Mise en forme des cellules
- Utilisation des outils de tris et de filtres
- Les objets graphiques simples
- Exercices d'application Niveau 1& 2
- Navigation dans l'environnement et collages spéciaux
- Options d’enregistrement et d’impression
- Formules fréquentes
- Méthodes de calculs
- Amélioration de la mise en forme et révision des cellules
- Création de tableau, gestion des images et objets graphiques
- Mise en forme des graphiques
- Lecture d'un tableau croisé dynamique
- Utilisation des outils de tri et d'analyse
- Exercices d'application Niveau 3
- La mise en oeuvre des tableaux de bord
- La construction d'un tableau de bord opérationnel
- L'organisation de la fonction RH
- Les défis de la fonction RH
- La mise en place et la communication des procédures RH
- Le lexique des ressources humaines
- Suivi des formalités et procédures d'embauche et de départ
- Organisation et suivi des dossiers du personnel
- Gestion du temps de travail, des absences et des congés
- Produire des DPAE
- Produire des Soldes de tout compte
- Suivre la gestion des DSN et des paies
- Mettre en place des solutions permettant de suivre les deadlines liées à la médecine du travail
- Réaliser un document de suivi de mission
- Organiser les entretiens de fin d'année
- Favoriser l'expérience collaborateur
À l’issue de la formation, vous obtiendrez
Obtenez le Titre Professionnel “Secrétaire assistant” niveau 4, enregistré au RNCP sous le numéro RNCP36804 par décision de France Compétences par arrêté du 27/10/2017 publié au Journal Officiel du 05/12/2017
& 
Obtenez le diplôme Secrétaire administratif délivré par Studi en partenariat avec Comptalia
La méthode Studi : votre chemin vers le succès
Accompagnement jusqu’à la réussite
Support pédagogique à chaque étape de votre parcours de formation, et assistance de vos formateurs experts sous 24h ouvrées maximum
Coaching carrière
Programme de coaching exclusif orienté emploi et carrière pour booster votre employabilité et votre succès en poste
Apprendre en faisant
Pédagogie active où l’apprenant est acteur de son propre apprentissage : construisez, créez, expérimentez !
Se préparer pour le monde réel
Apprentissage directement applicable basé sur des exemples réels, projets, cas pratiques et contenus immersifs
Réseau d'experts de premier plan
Plus de 300 formateurs experts pour transmettre les meilleures pratiques dans chaque domaine
Excellence académique & digitale
Cours écrits et vidéos, à la demande et en direct Plateforme de formation accessible 24h/24 et 7j/7 en ligne et sur app iOS/Android
Modalités
Pour entrer en formation, le candidat doit :
En formation continue :
- Être âgé(e) de 16 ans révolus à la date d’entrée en formation
En alternance :
- Avoir validé un Diplôme ou un Titre de niveau 3 (CAP, BEP)
OU
- Etre âgé de 16 à 30 ans ET avoir le diplôme national du brevet (DNB) ou le certificat de formation générale (CFG)
Pour toute autre situation, contactez un conseiller en formation qui étudiera votre admissibilité.
Dans le cadre de votre formation, le stage n'est pas obligatoire.
Toutefois, toute expérience professionnelle, passée ou en cours, ou réalisation de stage, vous permet de développer vos compétences et de vous immerger dans le milieu que vous rejoindrez prochainement.
Cela reste un atout pour l'obtention de votre Titre/Diplôme.
Studi vous fournira une convention de stage sur demande.
Pour obtenir le Titre, le candidat sera évalué selon les modalités suivantes :
- Les résultats des évaluations réalisées pendant le parcours de formation
- La réalisation d'un dossier professionnel
- Une mise en situation professionnelle écrite (4h)
- Une mise en situation professionnelle orale (10mn + 10mn de préparation)
- Un entretien technique (25mn)
- Un entretien avec le jury (15 min)
Pour obtenir le taux d’insertion dans les fonctions visées, consulter la fiche RNCP sur le site de France compétences
La certification professionnelle est composée de plusieurs blocs de compétences à acquérir pour l'obtention de la certification professionnelle.
Il est possible de valider un ou plusieurs des blocs de compétences. Chaque bloc peut être acquis individuellement.
La fiche RNCP accessible depuis chaque fiche formation en précise les modalités d'obtention.
Pour toute question concernant les blocs de compétence, contactez votre conseiller en formation.
Un bloc de compétence n'a pas de durée de validité, il est acquis à vie.
Il n'existe pas d'équivalences ou de passerelles pour ce Titre professionnel.
Après avoir obtenu le TP - Secrétaire assistant, il est possible de :
- Soit intégrer directement le marché du travail
- Soit poursuivre vers un BTS Gestion de la PME, ou un BTS Support Action Managériale (SAM) ou un Graduate Office Manager (TP - Assistant de direction).
Cette liste n’est pas exhaustive. Il existe d’autres poursuites possibles.
Module Réussir mon alternance (durée estimée : 50h)
- Connaissance de l’alternance, des contrats, engagements réciproques, aides et modalités de suivi
- Citoyenneté, diversité et santé au travail.
Module Réussir ma vie professionnelle (durée estimée : 20h)
- Comprendre les enjeux de l'entreprise pour favoriser mon intégration
- Démarquez-vous en entreprise
Accompagnement et renforcement pédagogique, suivi du Career Center (durée estimée : 54h en moyenne)
- Un live interactif par semaine permettant de répondre aux questions des alternants et informations liées aux aides sociales, à la mobilité internationale, au handicap
- Suivi du CFA : entretiens tripartites pluriannuels
Compétences digitales (Accès Studi+)
- Accès à 1 à 2 programme(s) courts(s) dédié(s) aux "digital skills" au choix parmi le catalogue, permettant de se former et s’exercer aux logiciels les plus adaptés à son entreprise
Tarifs et solutions de financement
Financement CPF
Mon compte CPF
Alternance
Formation réalisable en apprentissage ou contrat de professionnalisation
France Travail
Formation éligible à des aides France Travail
Bourse d'études
Bénéficiez d’une bourse d’étude en fonction de votre profil.
Financement personnel
Maitrisez le coût de votre formation en la finançant sur 10, 12, 24 ou 36 mois****.
Inclus
*Nombre moyen de cours du soir en direct observés sur les 12 derniers mois (organisés majoritairement à partir de 18h)
**Hors Diplômes d’État et préparation aux concours
***Voir les CGV Studi
**** Sous réserve d’acceptation. Vous disposez d’un délai de rétractation. Voir conditions
Je simule la durée de ma formation
Le délai moyen d'accès à la plateforme est de 14 jours.
Ce délai peut varier en fonction du type de financement et de l'accord du financeur. Une fois l'accord de votre financeur reçu, vous recevrez un mail de connexion à la plateforme.
Vous cliquez sur le lien, choisissez votre mot de passe et démarrez votre formation.
