Le métier de Secrétaire administratif
Spécialisé dans l’assistance aux équipes au quotidien
Le secrétaire administratif, appelé aussi secrétaire, collaborateur administratif ou assistant administratif, exerce au côté de son responsable hiérarchique de nombreuses missions de secrétariat. On le retrouve le plus souvent dans le secteur public : administration scolaire et universitaire, structures administratives déconcentrées (collèges et lycées), ministères ou encore mairies. Toutefois, il peut aussi trouver un emploi dans le secteur privé, à la réception d’un siège social ou dans une PME de type garage automobile, entreprise de services, etc.
Il est chargé de tout ce qui relève de l’administration : la rédaction de notes, la communication, la comptabilité, le traitement des dossiers, l’envoi et la réception de courrier, l’accueil des visiteurs etc.
Généralement, il programme les rendez-vous et les réunions de ses supérieurs, renseigne les clients, fournisseurs et partenaires, et peut également se spécialiser dans des fonctions d’accueil, de marketing ou de comptabilité. Il maîtrise la bureautique pour assurer les tâches de gestion quotidiennes.
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Portrait type du secrétaire administratif
Il trouve du travail facilement avec un diplôme de niveau bac et sur concours. (fonction publique).
Il a un caractère polyvalent, organisé et rigoureux.
Il travaille dans le secteur public, dans un bureau, en zone urbaine, en France ou à l’international, et avec des horaires en journée ou en soirée en fonction de l’activité.
Il gagne entre 1 800 € et 2 200 € bruts par mois selon son diplôme, son expérience et sa situation géographique.
Qui recrute des secrétaires administratifs ?
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Administrations du secteur public
C’est au sein du secteur public que le secrétaire administratif ou la secrétaire administrative est le plus souvent recruté. Il gère les correspondances du personnel, la comptabilité et la rédaction de documents administratifs. Il communique beaucoup avec les autres collaborateurs, et a la possibilité de changer de service, de gravir des échelons ou encore d’évoluer grâce à des concours internes.
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Entreprises privées
Employé dans le secteur privé, le secrétaire est rattaché à un responsable de département (directeur marketing, directeur commercial, directeur des ressources humaines…) ou un dirigeant. Il gère la correspondance des employés du service, répond au téléphone, passe des commandes pour les équipes et assure des missions de bureautique.
Selon la taille de l’entreprise dans laquelle il travaille, le secrétaire administratif peut devenir responsable d’une équipe de secrétaires et coordonner les différents services. Il peut également devenir secrétaire de direction et endosser plus de responsabilités auprès des dirigeants, en participant à des réunions stratégiques.
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Freelance ou Entreprise de Service
Le secrétaire administratif peut par ailleurs occuper un emploi dans une entreprise sous un statut d’externe, à temps plein ou à temps partiel. Il réalise la mission en tant que professionnel indépendant ou en tant qu’employé au sein d’une entreprise de services spécialisée dans les métiers d'assistanat et de gestion. Il accompagne généralement des TPE/PME qui ont des besoins limités en secrétariat, et gère plusieurs clients.
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Quelles sont les conditions de travail du secrétaire administratif ?
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Environnement de travail de la secrétaire administrative
Le secrétaire administratif exerce dans des entreprises du secteur public.
Il est spécialisé dans les tâches bureautiques et travaille essentiellement dans un bureau, avec un ordinateur et un téléphone.
Il doit maîtriser l’utilisation de logiciels et d’outils bureautiques (Excel, Word, Powerpoint) mais également des outils de communication (Internet, messageries électroniques, web conférence, etc.).
Des capacités rédactionnelles et d’écriture rapide, ainsi qu’un esprit d'analyse et de synthèse sont très importants pour exercer la fonction de secrétaire administratif.
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Cadre hiérarchique
La secrétaire administrative est sous la responsabilité d’un chef ou d’un assistant de service. Selon la taille de l’entreprise qui l’emploie, elle peut être sous l’autorité du directeur général.
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Horaires et saisonnalité
Le secrétaire administratif travaille sur des horaires de bureau en journée.
Salaire du secrétaire administratif
En France, le salaire du secrétaire administratif se situe sur une fourchette de 1800 à 2200 euros bruts mensuels, pour un revenu annuel médian de 23 368 euros bruts. Ce niveau de rémunération varie selon que son poste soit une fonction interne ou externe de l’entreprise, selon les responsabilités endossées et la zone géographique.
En statut indépendant, cette rémunération se base sur un taux horaire moyen de 20 euros de l’heure. Elle peut atteindre les 55 euros de l’heure pour les profils les plus expérimentés. S’il ne passe pas par une structure spécialisée, le professionnel à son compte est alors responsable de trouver des clients et de les fidéliser pour s’assurer un revenu sur le long-terme.
En emploi salarié, la rémunération médiane avoisine les 13 euros de l’heure, avec l’avantage du CDI pour les projets d’emprunt, des congés payés, et de nombreux autres avantages salariaux.
Quel est le profil du secrétaire administratif ?
Qualités majeures
Polyvalence, organisation, autonomie, réactivité et diplomatie sont des compétences essentielles pour devenir secrétaire administratif.
Il maîtrise la technique de prise de notes et d’écriture rapide, les outils de bureautique et a un excellent niveau d’orthographe.
Le secrétaire administratif a un bon sens du relationnel et un grand respect de la hiérarchie. Il entretient de bons rapports avec l'ensemble du personnel et avec les clients qui se rendent dans l’entreprise.
Il est rigoureux et dispose d’une grande réactivité, lui permettant ainsi de traiter les urgences.
Enfin, il dispose d’une bonne connaissance du droit et d’une bonne résistance au stress.
Expérience
Les jeunes diplômés peuvent exercer le métier de secrétaire administratif en sortie d’école. Toutefois, un professionnel expérimenté aura plus de responsabilités et son rôle se rapprochera de celui d’assistant de gestion ou d’assistant de direction.
Quelle formation pour devenir secrétaire administratif ?
Dès le niveau Bac, des diplômes vous préparent au métier de secrétaire. C’est le cas du pré-graduate Secrétaire Assistant qui vous confère les compétences de base en opérations administratives, assistanat des équipes et communication de l’information. Il est également possible de se spécialiser dès le Bac dans le secrétariat dédié aux cabinets juridiques.
Toutefois, il est recommandé de valider un diplôme de niveau Bac+2 (titre RNCP de niveau 5) pour trouver un emploi mieux rémunéré et avec de meilleures perspectives d’évolution. Le BTS SAM (Support à l’Action Managériale) est un cursus incontournable pour évoluer sur ce métier. Vous pouvez obtenir votre BTS au sein de l’éducation nationale ou en optant pour une école en ligne, avec un financement par le CPF ou par l’alternance.
Décrochez un diplôme délivré par le Ministère de l’Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l’Innovation et démarrez votre carrière en 8 à 16 mois de formation. En alternance ou à temps plein, vous définissez les modalités d’études qui vous ressemblent pour accéder à un diplôme reconnu par l’État.
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Évolution professionnelle
Après quelques années d’expérience, le secrétaire administratif peut se voir confier plus de responsabilités et changer de service, gravir des échelons ou encore évoluer, notamment par le biais de concours internes. Ainsi, il pourra changer de catégorie et accéder à une classe supérieure en fonction du type de concours passé et validé.
Spécialisations du métier de secrétaire administratif
Spécialisations du métier de secrétaire administratif
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Secrétaire administratif et commercial
Le secrétaire administratif commercial collabore avec le service commercial et effectue le traitement commercial et administratif des différentes commandes des clients.
Ses missions :
- Assurer le standard téléphonique et la prospection.
- Faire les relances téléphoniques, le suivi et accompagnement commercial.
- Organiser les événements clients (formation, journée sécurité).
- Créer et mettre à jour les fichiers clients et les documents commerciaux
- Suivre et assurer les relances de facturation.
- Créer ou améliorer les formulaires en ligne et outils de suivi.
- Aider à la mise à jour des supports commerciaux (site internet) et à la communication sur les réseaux sociaux.
- Traiter les différentes données issues des enquêtes de satisfaction clients.
- Participer à l’analyse des résultats de ces enquêtes, faire des liens et développer de nouveaux supports statistiques.
- Réaliser des reportings et des synthèses d’interprétation, des tableaux de bord.
- Participer à la mise en forme des résultats pour faciliter l’exploitation et la communication.
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Secrétaire administratif et marketing
Le secrétaire administratif et marketing est un adjoint administratif dédié au service marketing.
Ses missions :
- Gérer la facturation aux fournisseurs et le suivi.
- Relancer les fournisseurs.
- Réalisation de devis et relance.
- Suivre les commandes et réclamations.
- Traiter les courriers entrants et le dispatching.
- Saisir les budgets marketing et réaliser le suivi.
- Suivre et analyser les ventes.
- Suivre le chiffre d'affaires quotidien, hebdomadaire ou mensuel.
- Réalisation des tableaux de bord de suivi.
- Participer à la stratégie marketing.
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Secrétaire administratif et comptable
Le secrétaire administratif et comptable est un professionnel des chiffres, sous le contrôle du comptable ou du chef comptable de l’entreprise.
Ses missions :
- Traiter et contrôler les factures d'achat et de vente dans le CRM.
- Enregistrer et mettre en paiement les factures fournisseurs.
- Gérer les litiges.
- Enregistrer les règlements clients.
- Relancer les impayés.
- Effectuer les rapprochements bancaires et le suivi de trésorerie.
- Préparer et déclarer la TVA mensuelle.
- Suivre le tableau de bord de gestion.
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Secrétaire administratif et juridique
Le secrétaire administratif et juridique assure la saisie et le traitement de texte, l’accueil des visiteurs, le standard téléphonique, les rendez-vous, les réunions, etc. Il travaille au sein d’un cabinet d’avocats ou du service juridique d’une entreprise.
Ses missions :
- Accueillir les visiteurs.
- Assurer le standard téléphonique.
- Prendre les rendez-vous.
- Traiter le courrier.
- Suivre le règlement des factures.
- Organiser les déplacements et les voyages.
- Suivre les dossiers juridiques.
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