Le métier de Assistant de direction
Le bras droitde la direction
L’assistant ou l’assistante de direction, également appelé office manager, attaché de direction ou secrétaire de direction, épaule un ou plusieurs directeurs ou responsables de service de l’entreprise.
Les missions d’office management sont très variées et dépendent essentiellement de la structure de l’entreprise.
L’assistant de direction est le bras droit du directeur ; il facilite certaines tâches liées à l’organisation, notamment en s’occupant de son agenda, des prises de rendez-vous, de l’organisation des différentes réunions et des déplacements.
Il rédige par ailleurs les comptes-rendus de réunions, et peut être amené à effectuer d’autres tâches complémentaires comme réaliser des reportings, gérer l’accueil des visiteurs (fournisseurs et clients), organiser un séminaire, etc.
L'assistant de direction est la personne de confiance qui seconde le directeur pour lui faire gagner du temps dans ses tâches administratives.
Par ailleurs, il s’occupe de son courrier, prépare sa correspondance et rassemble les informations nécessaires à la prise de décision.
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Quelle formation pour devenir assistant de direction ?
Le métier d’assistant de direction est accessible avec un diplôme de niveau bac + 2 (Titre RNCP de niveau 5) au minimum.
Plusieurs cursus peuvent déboucher sur cet emploi. Vous pouvez choisir de vous spécialiser directement avec un graduate assistant de direction, ou d’opter pour un Bac+2 (Titre RNCP de niveau 5) plus généraliste de type :
- BTS Support à l’action Managériale
- BTS Gestion PME
Une licence en management des organisations offre encore plus de chances d’accéder à la fonction.
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Portrait type de l'assistant de direction
Il trouve du travail facilement avec un bac + 2.
Il a un caractère organisé, rigoureux et discret.
Il travaille dans le secteur privé ou public, dans un bureau, en zone urbaine, en France ou à l’international, et avec des horaires en journée ou en soirée en fonction de l’activité.
Salarié d’une entreprise, il gagne entre 2 000 € et 3 700 € bruts par mois selon son diplôme, son expérience et sa situation géographique.
Qui recrute des assistants de direction ?
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Grandes entreprises
Les principales missions d’une assistante de direction au sein d’une grande structure sont la gestion de planning, l’accueil, le suivi et traitement du courrier, l’organisation des déplacements, la préparation des réunions, etc.
Avec de l’ancienneté, il peut endosser des responsabilités plus importantes. En effet, L'assistant de direction peut établir et gérer les budgets et s’occuper du traitement des dossiers comptables.
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Petites et moyennes entreprises
Lorsqu’il exerce au sein d’une PME ou PMI (petites et moyennes industries), l’assistant de direction filtre les appels téléphoniques, traite le courrier, organise l’emploi du temps, etc. Ses missions sont davantage administratives puisqu’il organise les rendez-vous, les déplacements et les réunions dont il doit ensuite rédiger les comptes-rendus.
Quelles sont les conditions de travail de l'assistant de direction ?
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Environnement de travail de l'assistant de direction
L’assistant ou l’assistante de direction exerce dans tous types d’entreprise, de secteurs d’activité variés.
L’assistanat de direction s’effectue essentiellement dans un bureau, avec un ordinateur et un téléphone. Toutefois, l’assistant de direction doit également se déplacer au sein des différents services de l'entreprise ou accompagner son dirigeant en déplacement.
Il doit maîtriser les outils bureautiques, avoir des connaissances en ressources humaines et en droit, et il doit avoir d’excellentes compétences en communication. Il dispose d’une expression orale et écrite irréprochable.
La maîtrise de l’anglais est de plus en plus indispensable, surtout lorsqu’il travaille dans une multinationale, et la connaissance d’une autre langue étrangère est parfois nécessaire.
Enfin, il doit avoir des capacités d’adaptation et une bonne résistance au stress.
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Cadre hiérarchique
L’assistante de direction exerce sous la responsabilité d’un dirigeant d’entreprise ou d’un manager de pôle, dans les plus grands groupes.
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Horaires et saisonnalité
Les métiers de l’assistanat de direction ont des horaires généralement étendus. En effet, les assistants de direction adaptent souvent leur emploi du temps aux impératifs de leur supérieur hiérarchique.
Salaire de l'assistant de direction
Le salaire de l’assistant de direction varie entre 2000 et 3700 euros bruts mensuels. Cette fourchette dépend essentiellement de son diplôme, de son niveau d’expérience, du type de structure qui l’emploie et de sa zone géographique.
Les responsabilités listées sur sa fiche de poste vont également jouer sur son niveau de rémunération. Selon qu’il assiste le dirigeant d’un grand groupe, avec une amplitude horaire importante, des déplacements et de la participation aux prises de décisions stratégiques, ou qu’il endosse des responsabilités d’office manager, plus orientées sur l’achat de matériel, l’organisation d’événements corporate et du support à l’action managériale, son salaire ne sera pas le même.
Enfin, on observe des rémunérations plus importantes en région parisienne que sur le reste du territoire.
Quel est le profil de l'assistant de direction ?
Qualités majeures
Polyvalence, organisation, discrétion, réactivité et adaptabilité sont des compétences essentielles pour devenir assistant de direction.
Le métier d’assistanat de direction exige la maîtrise du pack Office, un très bon niveau d’anglais et de français, à l’écrit comme à l’oral. En effet, l’assistant de direction doit avoir un sens aigu de l’organisation, être rigoureux et discret afin de ne pas révéler la confidentialité de certains dossiers.
Une bonne connaissance des outils collaboratifs (planning partagé, réseau d’entreprise) et des techniques de secrétariat (prise de note, archivage) sont indispensables dans l’exercice de ses fonctions.
Il doit être à l’aise au téléphone, avoir le goût des chiffres, de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles et aimer le travail en équipe.
Enfin, la maîtrise d'une troisième langue (voire d'une quatrième) est souvent requise afin de pouvoir exercer le métier.
Expérience
Une assistante de direction expérimentée aura des missions plus complexes et plus de responsabilités au sein de la structure qui l’emploie, et percevra ainsi une meilleure rémunération.
Evolution professionnelle
L’assistant de direction expérimenté peut choisir de donner une autre dimension à sa carrière en se spécialisant dans un domaine précis : les ressources humaines, le service juridique, l’export, la comptabilité, le commerce, etc.
S’il est rattaché à un responsable de pôle, il peut également évoluer avec lui et voir ses responsabilités croître.
Spécialisations du métier d'assistant de direction
Spécialisations du métier d'assistant de direction
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Assistant de direction commercial
L'assistant de direction commercial a un rôle d'interface entre les clients, la structure et les commerciaux. Il effectue le traitement et le suivi commercial et administratif des commandes et des clients.
Ses missions :
- Collecter, consolider et analyser les informations liées à l'activité du service commercial.
- Participer aux études et aux analyses comparatives des différents segments du marché et proposer des axes d'amélioration.
- Participer à l'organisation des rendez-vous du directeur commercial groupe et du service.
- Apporter un support logistique et administratif aux équipes commerciales : suivi du budget, tableaux de bord du service, rédaction de courriers, présentation pour les réunions, compte-rendu de réunion en français et en anglais.
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Assistant de direction marketing
L’assistant de direction marketing épaule et gère différentes tâches du service marketing d’une entreprise. Il assure le suivi de l'offre de produits ou services, établit des analyses statistiques et crée des supports commerciaux.
Ses missions :
- Assister la direction du marketing afin d’optimiser la gestion des activités.
- Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du service marketing.
- Prendre en charge le suivi complet de dossiers, d’événements spécifiques.
- Coordonner les opérations marketing d’un site internet et sur les réseaux sociaux.
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Assistant de direction juridique
L'assistant de direction juridique assure les tâches de secrétariat pour un employeur du milieu juridique tel qu’un cabinet d'avocat, un notaire, une équipe de juriste d'entreprise ou encore un huissier.
Ses missions :
- Préparer et coordonner les réponses aux appels d’offres sur les plans administratifs, sociaux et environnementaux.
- Assurer la mise à jour de la documentation et des sites de référence.
- Assurer un suivi annuel de la vie juridique pour le cabinet ou l’entreprise : préparer et assurer le suivi des AG annuelles, rédiger les rapports de gestion, procès-verbaux, affectation du résultats, convocations, etc.
- Accueillir la clientèle et recevoir les appels téléphoniques.
- Gérer les agendas.
- Assurer la facturation et le suivi de la facturation (relances clients…).
- Saisir la correspondance et les actes juridiques.
- Préparer les dossiers.
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Assistant de direction des ressources humaines
L’assistant de direction des ressources humaines occupe un poste administratif dans le service des RH. Il est chargé de développer les ressources humaines au sein de l’entreprise, et gère également administrativement l’ensemble du personnel d’une entreprise.
Ses missions :
- Suivre l'agenda social : organisation des réunions avec les instances représentatives du personnel, gestion documentaire, dépôt des accords.
- Assurer la gestion administrative du personnel : rédaction des contrats de travail, intégration des nouveaux collaborateurs, gestion des absences.
- Gérer, suivre et mettre à jour les agendas des directeurs.
- Assurer le secrétariat courant : courriers, organisation de déplacements, archivage, emails etc.
- Préparer les présentations (PowerPoint, Excel, Word).
- Effectuer le suivi budgétaire des notes de frais et des congés.
- Gérer le courrier des services, les envois de plis/colis.
- Préparer et suivre les documents pour signature.
Les autres métiers du domaine : Management - Gestion de projet
Office Manager Assistant / Assistante administratif Chef / Cheffe d'entreprise Directeur / Directrice des opérations Agent d'accueil Standardiste Adjoint / Adjointe de direction Responsable d'agence Chef / Cheffe de service Assistant / Assistante d'équipe Secrétaire assistant Secrétaire polyvalent Secrétaire Secrétaire administratif Assistant / Assistante de manager Chief Happiness OfficerVoir tous les métiers