Le métier de Office Manager

Véritable bras droit du dirigeant

L’Office Manager est responsable de la gestion et du bon fonctionnement d’un bureau ou d’une entreprise, allant des activités administratives jusqu’à l’encadrement des salariés qui le composent.

Il est responsable du bon fonctionnement d’un bureau, de sa coordination et de sa supervision. Il assure notamment le traitement du courrier entrant et sortant, l’envoi de mailings, répond au téléphone, gère l’agenda, le travail administratif de différents services et s’occupe des commandes de fournitures de bureau.

Selon la taille de l'entreprise qui l'emploie, il peut aussi prendre en charge la gestion du budget, s'occuper de la comptabilité, planifier et veiller à la mise en œuvre des projets qu'il supervise.

L’Office Manager est également l’interlocuteur privilégié entre le secrétariat social et les travailleurs. Il est en charge du classement, de la correspondance et des factures sortantes. Sans oublier la rédaction d’offres et de promotions commerciales, l’organisation de réunions et d’ateliers, et l’approvisionnement de la cuisine.

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Portrait type de l'Office Manager

Il trouve du travail facilement avec un bac + 2.

Il a un caractère polyvalent, autonome et réactif.

Il travaille dans le secteur privé ou public, dans un bureau, en zone urbaine, en France ou à l’international et avec des horaires en journée.

Salarié ou chef d’entreprise, il gagne entre 2 200 € et 4 500 € bruts par mois selon son diplôme, son expérience professionnelle, et sa situation géographique.

Qui recrute des Office Managers ?

Petites et moyennes entreprises

L’Office Manager a un rôle très polyvalent dans les petites structures puisqu'il cumule de nombreuses casquettes telles que secrétaire, responsable administratif, chargé des ressources humaines, designer des bureaux, etc. Dans certaines entreprises, l’Office Manager peut également être chargé de fonctions comptables et se charger de l'envoi des factures et de la vérification du registre comptable.
Grandes entreprises

En travaillant dans une grande structure, ou une multinationale, le rôle de l’Office Manager s’approche de celui d’un directeur administratif. Il peut être amené à réaliser des missions plus importantes, telles que l’organisation de conférences internationales par exemple.

Une question
sur un métier, une formation ?

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Quelles sont les conditions de travail de l'Office Manager ?

Environnement de travail de l'Office Manager

L’Office Manager travaille sur des horaires de bureau en journée, mais peut avoir des horaires étendus en fonction de l’activité de ses collaborateurs et dirigeants. Il exerce la plupart du temps sur ordinateur.

Sa polyvalence le conduit à être très sollicité par ses collaborateurs et par les clients : il lui faut donc savoir conserver son professionnalisme et sa disponibilité. Il doit savoir prendre des initiatives pour décharger ses supérieurs.

Il maîtrise parfaitement les logiciels bureautiques et la suite Office. Il a un excellent niveau de français écrit et oral et il est de préférence bilingue, idéalement trilingue.
Cadre hiérarchique

L’Office Manager est rattaché au directeur général. Il assiste le dirigeant dans tout ce qui relève du domaine administratif et du relais de l’information.
Horaires et saisonnalité

L’activité de l’Office Manager est souvent liée à celle des équipes qu’il encadre. Il est en contact permanent avec les salariés, assure l’accueil téléphonique et gère les relations avec les partenaires. Ainsi, il doit être disponible et réactif. Il ne compte pas vraiment ses heures car on attend de lui qu’il soit toujours disponible pour ses collaborateurs.

Salaire de l'Office Manager

Le salaire de l’Office Manager dépend de son expérience professionnelle, de sa formation initiale, du secteur d’activité, de la taille ainsi que de la localisation de l'entreprise dans laquelle il travaille. On observe des salaires plus importants en région parisienne que sur le reste du territoire.

2200 €

bruts mensuels
en début de carrière
4500 €

bruts mensuels
avec de l'expérience

Quel est le profil de l'Office Manager ?

Qualités majeures

Polyvalence, méthode, organisation et anticipation sont autant de qualités nécessaires pour devenir Office Manager.

Il doit être autonome, réactif, avoir un bon sens du relationnel et une très bonne maîtrise de la langue française (écrite et orale). Il doit également avoir une présentation irréprochable, être courtois, discret et être doté d’une excellente culture générale.

L’Office Manager doit être à l’aise avec la technologie et veiller au respect des normes durant l'exécution des différentes opérations. Il doit être polyvalent, organisé, efficace, et concentré.

Enfin, il doit disposer d’excellentes capacités en gestion et organisation, avoir des compétences en management et parler plusieurs langues.

Expérience

Avant de devenir Office Manager, il faut justifier d’une expérience comme assistant de direction par exemple. En effet, la plupart d’entre eux a été assistant, chargé ou employé du bureau qu'ils gèrent.