Devenir secrétaire en alternance : toutes les questions que vous vous posez
En 2022, près de 958 000 étudiants ont débuté une formation en alternance¹. Se former tout en travaillant : un format de plus en plus plébiscité par les jeunes, comme par les entreprises. Le domaine du soutien aux entreprises, dont fait partie le secrétariat, représentait 14,9 % des contrats d’apprentissage et 29,3 % des contrats de professionnalisation en 2022¹. Pour devenir secrétaire, le développement des compétences pratiques en entreprise est recommandé. Vous envisagez de vous lancer dans une alternance pour devenir secrétaire ? Studi vous explique comment décrocher un contrat.
Quel est le rôle d’un secrétaire en entreprise ?
Les missions du secrétaire en entreprise sont variées. Sur les 381 000 secrétaires d’entreprise en France², peu font le même métier : la diversité des tâches est au cœur de la profession :
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- Accueil : répondre aux appels téléphoniques, gérer les courriers électroniques, accueillir les visiteurs.
- Gestion des agendas, des rendez-vous : planifier les réunions, organiser les déplacements professionnels.
- Traitement, gestion des documents : rédaction de courriers, création ou mise à jour de bases de données, gestion des dossiers.
- Support administratif : préparation des rapports, suivi des factures, des dépenses, gestion des fournitures de bureau.
- Coordination, communication interne : assurer la liaison entre les différents départements, faciliter la communication au sein de l'entreprise, etc.
Quelles qualités pour réussir son alternance en tant que secrétaire ?
Pour 63 % des alternants, le rythme de ce type de formation est jugé intense, voire trop intense pour 14 % des sondés³ ! L'alternance implique de jongler entre les études et le travail. Pour vous adapter rapidement, il est nécessaire d’avoir une bonne gestion du temps : la capacité à s’adapter comme la flexibilité seront des atouts pour réussir.
D’autres qualités sont nécessaires pour remplir ses missions de secrétariat comme l’autonomie ou l’esprit d’initiative.
Un secrétaire doit être capable :
- de travailler de manière indépendante ;
- de prendre des décisions ;
- de résoudre des problèmes de manière proactive.
Avoir d'excellentes compétences en communication, être à l'aise dans les interactions avec ses collègues, les clients et les fournisseurs, est la clé de la réussite dans le métier.
Enfin, il faut faire preuve d’organisation :
- être méthodique ;
- avoir le sens des priorités ;
- être capable de gérer plusieurs tâches simultanément.
Quels diplômes pour être secrétaire ?
S’il est possible d’occuper un poste de secrétaire sans diplôme, de plus en plus d’entreprises embauchent des profils qualifiés. En 1984, la majorité des secrétaires était titulaire d’un diplôme de niveau CAP, BEP ou équivalent (39 %). 32 % n’avaient pas de diplôme. En 2019, le métier se qualifie davantage : 21 % des secrétaires sont titulaires d’un diplôme de niveau CAP, contre 37 % de niveau Bac et 23 % de niveau bac+2².
Il est conseillé d’acquérir des compétences grâce à une certification professionnelle. Selon votre qualification antérieure ou votre projet, Studi propose plusieurs formations préparant au métier de secrétaire assistant :
- Le Pré-Graduate Secrétaire Assistant, accessible dès 18 ans, vous forme à la profession de secrétaire dans tous ses aspects pratiques. Cette formation de 6 à 12 mois vous permet d’atteindre un niveau de qualification bac, comme 37 % des secrétaires aujourd’hui.
- Si vous avez la fibre juridique, le Pré-Graduate Secrétaire assistant en cabinet juridique est aussi réalisable en alternance. Un titre professionnel de niveau 4 qui vous plonge tout de suite dans le monde du droit.
- Pour accéder à un niveau bac+2, différents BTS vous donneront les compétences nécessaires à l’exercice du secrétariat : le BTS Gestion de la PME ou le BTS Comptabilité-Gestion. Avec ces deux formations, vous aurez tout le loisir de faire évoluer votre carrière par la suite vers d’autres fonctions.
Où postuler pour faire son apprentissage comme secrétaire ?
L’avantage du secrétariat ? Il peut s’exercer partout, ou presque. Si vous avez des domaines de prédilection, tentez de contacter les entreprises dans les secteurs ciblés.
La majorité des opportunités d'alternance pour les secrétaires se trouvent dans les petites entreprises : 66,2 % des contrats d’apprentissage sont signés dans des entreprises de moins de 50 salariés¹. Les profils polyvalents sont souvent les plus recherchés.
Pour trouver votre alternance, explorez le marché du travail dans sa globalité : dans des entreprises publiques, privées ou associations. De nombreuses offres d’emploi sont régulièrement publiées par les employeurs sur le Portail de l’Alternance.
Quelles perspectives d’évolution dans le secrétariat ?
Une fois que vous avez acquis de l'expérience comme secrétaire assistant, vous pouvez vous spécialiser dans un domaine spécifique comme :
- le secrétariat juridique ;
- l’assistanat de direction, commercial ou de gestion.
Vous pourrez aussi envisager d’autres formes plus récentes du métier, comme celle de secrétaire indépendant au service des travailleurs non-salariés ou des libéraux, par exemple.
Quel est le salaire d’un secrétaire ?
La profession de secrétaire est majoritairement féminine (à 95,2 %)4. Parmi les secrétaires salariés à temps complet, 41 % déclarent gagner moins de 1 500 € nets par mois. Le salaire moyen net mensuel s’élève à 1 800 € d’après les chiffres de l’INSEE (Institut national de la statistique et des études économiques)4.
En alternance, vous pourrez aussi avoir une rémunération. Pour 58 % des alternants en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, ce point représente une motivation à s’orienter vers ce type de cursus³. Selon votre âge, votre niveau de qualification et la durée de votre contrat, votre rémunération pourra s’élever de 27 % du Smic (472 € bruts) à 100 % du Smic (1 747,20 € bruts).
Les 3 points clés à retenir :
- Les secrétaires assistants sont de plus en plus qualifiés.
- Les entreprises de moins de 50 salariés sont celles qui recrutent le plus en alternance. En revanche, la profession de secrétaire peut s’exercer dans des entreprises de toutes tailles et de toutes natures.
- Les missions d’un secrétaire assistant en entreprise sont multiples : accueil, gestion, rédaction, communication…
¹ Le contrat d'apprentissage et Le contrat de professionnalisation
² Portrait statistique des métiers
³ Observatoire de l’alternance
4 Explorez les salaires par profession dans le secteur privé
5 Étude : 8/10, la note donnée à l’alternance par les jeunes et les entreprises sondés par l’Observatoire de l’Alternance