Quelles compétences permettent de devenir Assistante administrative ?
Le secrétariat est un secteur clé de l'emploi administratif, essentiel au bon fonctionnement des entreprises au quotidien.
L’assistant administratif nommé également secrétaire ou agent administratif, gère l’administratif d’un ou plusieurs services de l’entreprise qui l’emploie.
Les professionnels de l’assistance administrative accomplissent toutes les activités liées à l’administration, nécessaires à l’organisation et à l’image d’une entreprise : du traitement des dossiers et offres commerciales, à la réception des commandes, l’envoi, le tri et le suivi du courrier, ainsi que l’accueil des visiteurs.
Les responsabilités d’un assistant administratif diffèrent généralement en fonction des besoins de sa direction et de l'organisation de son entreprise. Parmi les différentes activités qui lui incombent, il peut être amené à gérer l’administration du personnel : la paie, les plannings, l’offre de formation, etc., ou encore la partie comptable.
Vous souhaitez devenir assistant administratif et savoir quelles compétences et qualités vous permettraient d’y parvenir ? Zoom sur les hard skills et soft skills à développer et sur les formations vous permettant d’exercer le métier.
Les savoir-faire techniques de l’assistant administratif (hard skills)
Les hard skills d'un assistant administratif sont essentielles pour assurer un soutien efficace dans la gestion des tâches administratives d’une entreprise au quotidien.
La maîtrise des outils bureautiques et des techniques de sténographie
L’agent administratif doit avoir une parfaite maîtrise de la bureautique. Il doit savoir utiliser la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.) pour créer des documents administratifs, des offres commerciales, des présentations, mais également pour utiliser des formules de base, créer des tableaux et des graphiques, ou encore gérer les données. Par ailleurs, il doit avoir des connaissances en matière de protection des données, pour assurer la confidentialité et la sécurité des informations traitées.
En plus de la bureautique, le professionnel doit également connaître et maîtriser les techniques de sténographie et de prise de notes, ainsi que la gestion électronique des documents (GED) : utilisation de logiciels de gestion documentaire pour stocker et organiser les fichiers de la direction de manière sécurisée (SharePoint, Google Drive, etc.).
Enfin, le poste d’assistant administratif nécessite une connaissance dans la prévention des risques informatiques (mots de passe, sauvegardes, etc.).
La maîtrise des logiciels de gestion des agendas et du planning
Exercer le métier d’assistant administratif implique de maîtriser les logiciels tels qu’Outlook ou Google Calendar pour gérer les plannings, organiser les réunions, et coordonner les rendez-vous. La professionnelle doit par ailleurs avoir la capacité à gérer les priorités et à ajuster les plannings en fonction des urgences et des imprévus.
Par ailleurs, l’assistante administrative doit savoir utiliser différents logiciels type ERP et CRM, facilitant la planification (réunions, rdv, etc.).
La professionnelle est généralement responsable de l’organisation de réunions à distance. Pour cela, elle doit savoir utiliser les outils collaboratifs (Microsoft Teams, Zoom, Slack, Google Meet, etc.).
La maîtrise des logiciels de gestion de projets
L’assistant administratif doit avoir une connaissance avancée des outils de gestion de tâches et de projets comme Trello, Asana, ou Microsoft Project pour planifier et suivre l’avancement des projets.
Le professionnel doit être capable de coordonner les équipes et d’utiliser des plateformes collaboratives pour gérer la distribution des tâches et la communication entre les collaborateurs.
Des connaissances en comptabilité et en gestion des approvisionnements
La secrétaire doit avoir des compétences en traitement de factures clients et fournisseurs, en gestion de notes de frais et en suivi des paiements. Elle doit avoir une connaissance comptable de base, et savoir utiliser des logiciels comptables comme Sage, Ciel, ou QuickBooks pour traiter les écritures comptables simples.
Par ailleurs, la professionnelle doit savoir utiliser des logiciels permettant de gérer les achats, les stocks et les relations avec les fournisseurs, comme SAP ou d'autres ERP.
La connaissance des logiciels de gestion de la paie et des ressources humaines
Les métiers de l’assistanat nécessitent obligatoirement la connaissance des logiciels de gestion des ressources humaines, notamment pour le suivi des congés, des absences, et pour la gestion des contrats de travail (ADP, Cegid). L’assistante doit également avoir des compétences dans la préparation des éléments de paie, l’établissement des bulletins de salaire, et le suivi des déclarations sociales.
Les savoir-être de l’assistant administratif (soft skills)
Dans le domaine du secrétariat, les soft skills sont aussi importantes que les compétences techniques, car elles influencent directement la capacité de l’assistante administrative à interagir avec ses collègues, avec son responsable, et à contribuer à l'efficacité de l'entreprise.
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L’organisation
La secrétaire offre assistance à un ou plusieurs membres d’une équipe. Elle doit être capable de gérer efficacement plusieurs missions simultanément (courrier, téléphone, prise de rendez-vous, etc.), tout en hiérarchisant les priorités et en respectant les délais. Elle doit aussi être très méticuleuse dans l’exécution des tâches administratives qui lui sont confiées pour fournir un travail de qualité.
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La communication
L’assistant administratif doit avoir une parfaite communication à l’écrit, comme à l’oral. Il doit savoir rédiger des courriers papiers, des emails et des rapports de manière claire et concise, en respectant l’image de l’entreprise.
Orienté client, l’agent est amené à collaborer avec différents services, et doit comprendre les besoins et attentes de ses différents interlocuteurs, et établir des relations positives.
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La discrétion et la confidentialité
Le professionnel doit faire preuve d’intégrité dans la gestion des informations sensibles et des interactions avec ses différents interlocuteurs au sein de chaque service.
Il doit protéger les données, respecter les politiques de confidentialité de l'organisation, et veiller au respect de l’image de l’entreprise.
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La polyvalence, l’adaptabilité et la flexibilité
L’assistante administrative doit être polyvalente, capable de passer facilement d’une activité à une autre, tout en restant efficace.
Par ailleurs, elle doit être capable de réagir positivement aux différents imprévus et changements organisationnels. Elle doit pouvoir ajuster rapidement son travail en conséquence.
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L’autonomie et la proactivité
L’assistante administrative travaille généralement de manière autonome. Elle prend des décisions (dans les limites de son rôle) et gère son travail sans supervision constante.
Elle doit également être responsable, notamment en prenant des initiatives et en anticipant les demandes de sa direction, ou des clients. Elle doit pouvoir anticiper les éventuels problèmes. Au sein de petites entreprises, elle a souvent un rôle d’assistante de direction.
En conclusion
Les métiers de l’assistance nécessitent d’acquérir différentes compétences techniques et qualités comportementales. En effet, pour exercer le métier d’agent administratif, il faut maîtriser de nombreux logiciels, mais il faut par ailleurs être polyvalent, discret, et capable d’écouter et de coordonner les membres d’une équipe. Il est possible de se spécialiser dans un domaine spécifique : marketing, commerce, juridique, comptabilité, etc. Après quelques années d'expérience, l'assistant peut gérer des missions plus complexes, devenir assistant de direction et percevoir un meilleur salaire.
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