Reconversion professionnelle : devenir secrétaire administratif

Au cours de leur carrière, de plus en plus de salariés, dans le public comme dans le privé, réfléchissent à effectuer une reconversion professionnelle. Leurs motivations peuvent être multiples : percevoir un meilleur salaire, exercer un métier passion ou plus épanouissant ou encore trouver un meilleur équilibre pour votre vie personnelle.

Se reconvertir n’est pas une décision à prendre à la légère. En effet, pour effectuer une reconversion réussie, il est nécessaire de bien réfléchir, de déterminer son projet et de suivre les étapes essentielles.

Vous souhaitez vous reconvertir pour exercer le métier de secrétaire administratif ? Pour cela, vous devez être doté de certaines qualités et vous devez développer quelques aptitudes indispensables au rôle de secrétaire.

Essentiel au fonctionnement d'une entreprise (privée ou publique), le secrétariat offre de nombreux débouchés métiers dans plusieurs secteurs : marketing, communication, juridique, comptabilité, ressources humaines, etc. Les secrétaires assurent des missions clés (administratif, communication et organisation).

Plusieurs parcours d’études permettent d'accéder au poste de secrétaire. Studi propose diverses formations en secrétariat et assistanat, 100% en ligne et en alternance. On fait le point pour découvrir les cursus possibles dans le domaine du secrétariat pour votre reconversion.

Le métier de secrétaire administratif

Les secrétaires administratifs, nommés aussi assistants administratifs ou agents administratifs, prennent en charge l’ensemble des activités administratives indispensables à l’entreprise et à sa réputation. Le métier peut varier en fonction de la taille de l’entreprise qui les recrute (TPE, PME, grande entreprise ou multinationale), mais également des secteurs dans lesquels ils exercent. Toutefois, leur rôle, leurs missions et activités principales sont généralement similaires.

Leur rôle englobe le traitement des dossiers et des offres commerciales, la gestion des commandes, le tri, l’envoi et le suivi du courrier, ainsi que l’accueil des visiteurs. Lorsqu’ils évoluent dans un secteur en particulier, ils peuvent être spécialisés : assistante RH, assistant commercial, secrétaire juridique, secrétaire comptable, secrétaire médical, secrétaire hospitalier ou encore secrétaire social. Le secrétaire spécialisé doit alors s’occuper de certaines tâches spécifiques de son secteur. Vous souhaitez devenir secrétaire administratif ? voici les compétences indispensables !

Les compétences techniques requises

Le secrétaire administratif doit avoir une excellente maîtrise des outils bureautiques et des techniques de sténographie et de prise de notes. Il doit connaître la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.), qui lui permet de créer des documents administratifs, de rédiger des comptes rendus, des offres commerciales, des présentations, mais également d’utiliser des formules de base, et de créer des tableaux et des graphiques.

Le secrétaire doit par ailleurs avoir une bonne connaissance de la gestion électronique des documents (GED) pour stocker et organiser les fichiers de la direction de manière sécurisée (SharePoint, Google Drive, etc.).
Le professionnel doit savoir utiliser des logiciels type ERP et CRM, facilitant la planification (réunions, rdv, etc.). Grâce à ces logiciels, il gère les plannings, organise les réunions, et coordonne les rendez-vous. Il doit de plus être capable de gérer les priorités et d’ajuster les plannings et emplois du temps en fonction des urgences.

Enfin, le secrétaire administratif doit savoir coordonner les équipes et utiliser des plateformes collaboratives pour la distribution des tâches et la communication entre les collaborateurs.
Les qualités requises

Les qualités comportementales du secrétaire administratif sont tout aussi essentielles que les compétences techniques, car elles conditionnent la capacité du professionnel à collaborer efficacement avec ses collègues, à interagir avec son supérieur, et à participer activement à la performance de l’entreprise.

Assistant un ou plusieurs membres d’une équipe, le secrétaire doit avoir une grande polyvalence et être flexible, capable de traiter efficacement plusieurs tâches simultanément (courrier, téléphone, prise de rendez-vous, etc.), en hiérarchisant les priorités et en respectant les délais.

Ses excellentes capacités rédactionnelles lui permettent de rédiger des documents et des comptes rendus de qualité, et sa discrétion et son intégrité lui permettent de protéger les données et de gérer les informations sensibles.

Comment se reconvertir au métier de secrétaire administratif ?

Quelles sont vos compétences actuelles, et quelles sont celles que vous souhaiteriez acquérir pour mener à bien votre reconversion ?

Pour développer vos compétences ou pour en acquérir de nouvelles, vous pouvez vous former en ligne, mais également effectuer une alternance ou des stages en entreprise, qui vous permettront d’acquérir de l’expérience pratique.

Les formations Studi

Studi propose des formations en cycles courts (blocs de compétences) ou en cycles longs (formations diplômantes), enregistrés au RNCP :

Les certifications - formations courtes

Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités : cette formation, niveau bac, vous initie à la production de documents professionnels courants. Vous apprenez par ailleurs à communiquer à l’oral et à l’écrit, et à accueillir les visiteurs.
Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines : formation de niveau bac vous permettant de prendre en charge les travaux courants de secrétariat pour une équipe ou un service.
Optimiser les processus administratifs : apprenez à optimiser les différents processus administratifs.
Gérer des projets administratifs : acquérez la maîtrise des fondamentaux de la gestion de projet, appliquée au domaine administratif.

Les diplômes - formations longues

Pré-Graduate Secrétaire Assistant (bac) : maîtrisez les techniques nécessaires à l’exercice du métier de secrétaire : suivi administratif, production de documents courants, etc.
Pré-Graduate Conseiller de la relation clients à distance (bac) : maitrisez les règles de la relation client à distance et assurez efficacement des missions de service, de conseil, de gestion et de démarche commerciale.
Pré-Graduate Secrétaire Comptable : Devenez l'assistant idéal en gestion administrative et comptabilité.
Graduate Assistante de direction (bac+2) : vous forme pour devenir Assistant de direction.
BTS Support à l’action managériale (SAM) (BTS) : comprenez les enjeux et gérez les problématiques de l’entreprise. Obtention du Diplôme d’État "BTS Support à l’action managériale".

Conclusion

Le secrétariat offre de nombreuses opportunités professionnelles et possibilités d’évolution. Pour vous reconvertir comme assistant administratif, vous devez être polyvalent, organisé et flexible. La maîtrise de la bureautique et de l’informatique, ainsi que de la langue française, à l’écrit comme à l’oral, sont également des atouts indispensables.

Pour réussir votre projet et exercer le métier de secrétaire administratif, vous devrez acquérir les compétences nécessaires. Studi vous propose un accompagnement et une formation en ligne et en alternance dans le domaine du secrétariat.

Contactez nos conseillers pédagogiques pour choisir votre formation. Ils vous communiqueront des informations sur les différentes aides et sur les divers dispositifs de financement (CPF, etc.) auxquels vous avez droit selon votre situation et votre statut. Ils vous accompagneront tout au long de votre projet de reconversion, jusqu’à votre recrutement et prise de poste dans votre nouveau job.