Comment acquérir les compétences d’un secrétaire administratif ?

Vous souhaitez vous former pour acquérir les compétences du secrétaire administratif ? Apprendre à organiser, planifier, gérer les priorités et faire avancer les dossiers ?

Avec une formation administrative, vous pouvez développer votre savoir-faire pour réussir chaque mission liée à ce métier administratif, de la rédaction de courriers officiels au suivi de tableaux de bord, en passant par la coordination entre services.

Dans cet article, on fait le point sur les parcours de formation de secrétaire qui permettent d’acquérir les nombreuses qualités requises pour travailler dans le secteur de l’administration.

Quelles sont les compétences d’un secrétaire administratif ?

Organisation, rigueur, gestion administrative des ressources humaines, relation client, sens du travail en équipe... Les compétences du secrétaire administratif lui permettent de mener à bien les nombreuses missions qui lui sont confiées par son responsable hiérarchique au sein d’une administration publique ou d'une entreprise privée.

Organisation, rigueur et gestion des priorités

Parmi les compétences du secrétaire administratif, l’organisation, la réactivité et la rigueur sont essentielles.

Il faut savoir gérer les priorités, planifier les échéances, suivre les différents types de dossiers en cours, organiser des réunions et coordonner les agendas, souvent dans un contexte d’urgence.

Ce métier administratif exige également une grande autonomie, un excellent sens de la synthèse et une capacité à rester réactif en toute situation. La polyvalence est la clé pour mener chaque mission quotidienne avec efficacité et sérénité.

Maîtrise des outils bureautiques et informatiques

Parmi les principales compétences du secrétaire administratif, la maîtrise des outils informatiques et bureautiques arrive en tête.

Traitement de texte, tableurs, logiciels de gestion commerciale ou administrative, outils de communication, applications de préparation de documents… rien n’échappe à son expertise technique.

Il sait rédiger un courrier officiel, structurer un rapport ou mettre en forme une fiche de suivi avec efficacité. Son aisance avec les outils numériques lui permet de produire des documents clairs, soignés et parfaitement adaptés à chaque usage.

Il maîtrise également la prise de notes rapide, l’orthographe et les règles rédactionnelles, indispensables pour garantir la qualité des échanges écrits au sein de l’administration.

Relation client et communication professionnelle

Les compétences du secrétaire administratif incluent une excellente communication professionnelle et un vrai sens du relationnel.

En lien constant avec des interlocuteurs variés - clients, prestataires, collaborateurs, direction ou institutions - il doit savoir s’exprimer clairement, s’adapter à chaque profil et faire preuve de diplomatie.

Ce métier administratif implique aussi un rôle de coordination : le secrétaire fait le lien entre les différents services, centralise les informations et garantit la fluidité des échanges.

Être à l’écoute, réactif et savoir représenter son service avec professionnalisme sont des qualités indispensables.
 

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Quelles missions assume-t-on dans un métier administratif ?

Le secrétaire administratif traite les dossiers, assure l’accueil, transmet les informations et facilite la communication au sein de l’organisation.

Il exerce pour le compte de différentes structures et son rôle varie selon le domaine d’activité (juridique, médical, éducatif…), la taille de l’entreprise (PME, PMI…) ou le statut (secteur public ou privé, association…).

Toutefois, certaines tâches quotidiennes sont communes à tous les métiers administratifs.

Accueil, prise de contact et communication écrite

En exerçant un métier administratif, vous serez souvent en charge de l’accueil des visiteurs, de la prise de contact téléphonique, de la gestion des mails et du classement ou traitement de la correspondance. Une parfaite expression écrite et orale est donc recommandée.

Traitement des documents et suivi administratif

Rédaction de courriers, mise en forme de documents, saisie de données, suivi de contrats, traitement de dossiers clients ou fournisseurs… Vous assurez une partie importante du fonctionnement administratif, parfois en lien avec la comptabilité, la finance ou le droit social.

Coordination logistique et gestion de l’activité

Devenir secrétaire administratif implique aussi de réaliser des tâches comme la préparation de réunions, le recrutement, l'organisation des déplacements ou encore le suivi des ressources humaines du personnel. 

Quelle formation de secrétaire suivre pour exercer ce métier ?

Pour acquérir les compétences d’un secrétaire administratif, il est nécessaire de suivre une formation administrative complète et reconnue. Chez Studi, les parcours sont pensés pour tous les profils, y compris ceux en reconversion professionnelle.

La formation de secrétaire idéale combine pratique, flexibilité et reconnaissance officielle pour accéder rapidement à l’emploi.

Les formations administratives de Studi

Chez Studi, nos formations administratives sont pensées pour tous les profils, y compris les personnes en reconversion professionnelle et les demandeurs d’emploi.

Nous proposons plusieurs programmes accessibles dès le niveau Bac, comme :
 

   • le pré-graduate secrétaire assistant ;

   • le pré-graduate secrétaire comptable ;

   • le pré-graduate secrétaire assistant en cabinet juridique…
 

Cependant, pour trouver un emploi avec de meilleures perspectives d’évolution et un meilleur salaire, il est recommandé d’obtenir un diplôme de niveau Bac+2 reconnu par l'État (titre RNCP de niveau 5).

Par exemple, le BTS SAM - Support à l’Action Managériale - est une formation de secrétaire incontournable pour exercer un métier administratif. Vous pouvez même acquérir une première expérience professionnelle en suivant ce cursus en alternance.

Les concours de la fonction publique pour devenir secrétaire administratif
 

Si vous visez un poste dans le secrétariat dans le secteur public, nos formations administratives vous permettront d’acquérir les connaissances en bureautique de base pour préparer les concours de secrétaire administratif, notamment :
 

   • le concours externe, accessible avec le baccalauréat

   • le concours interne, pour les agents en poste
 

Un apprentissage concret et tourné vers l’emploi

Pour vous permettre de développer les compétences du secrétaire administratif, nos formations de secrétaire s’appuient sur :
 

   • des modalités flexibles d’apprentissage à distance ;

   • des études de cas pratiques, des quiz et des lives interactifs ;

   • un accompagnement pédagogique personnalisé ;

   • un accès illimité à la plateforme pour chaque élève…
 

Chacune de nos formations administratives permet de gérer son propre emploi du temps et d’avancer à son rythme.

 

Je me forme aux métiers administratifs avec Studi

Conclusion : se former avec Studi pour un métier administratif stable et porteur

Le métier de secrétaire administratif est accessible, stable et offre de belles perspectives d’évolution professionnelle, que ce soit en entreprise, dans un établissement public, une association ou une structure privée.

Grâce aux formations Studi, vous développez les compétences du secrétaire administratif requises pour exercer ce métier sereinement, avec une formation reconnue et des opportunités concrètes d’emploi.