Quelles compétences pour devenir secrétaire ?

Les compétences d'une secrétaire sont aujourd'hui essentielles pour assurer le bon fonctionnement d'une entreprise.

Entre gérer des dossiers, rédiger des documents, s’occuper de l'accueil des visiteurs et maîtriser les outils bureautiques, les sujets sont nombreux.

Bonne nouvelle : quelle que soit votre situation professionnelle, vous pouvez vous orienter vers un cursus dédié au secrétariat pour acquérir rapidement l’expérience requise à ce métier passionnant.

Quelles sont les missions à réaliser dans le métier de secrétaire polyvalente ?

Une secrétaire polyvalente assure la gestion administrative et la communication d'une entreprise. Son rôle est essentiel pour organiser, traiter et transmettre les informations au quotidien.

Dans une entreprise, un cabinet médical ou une administration, la secrétaire facilite le travail des dirigeants et des équipes. Elle réalise diverses tâches : saisie des données, gestion des appels, rédaction de documents, suivi et compte rendu de dossiers…

Quelle que soit la taille de la structure pour laquelle elle exerce, chaque mission d'une secrétaire contribue au bon fonctionnement de l'entreprise et à l'optimisation des processus internes.
 

Gestion des tâches administratives

L'organisation administrative est au cœur du métier de secrétaire. Celle-ci doit jongler entre plusieurs missions pour assurer le fonctionnement de son service :

• la planification et gestion des agendas : organisation des réunions et autres évènements (déplacement professionnel, prise de rendez-vous client, entretien téléphonique…) ;
• la prise de notes rapide lors des réunions : qualité de frappe irréprochable sur tous les documents rédigés ;
• le traitement du courrier et des e-mails : réception, tri, rédaction et archivage des documents ;
• la gestion des dossiers administratifs : classement et mise à jour des fichiers, suivi des documents internes et externes.

Une bonne structure de travail permet d'optimiser la gestion des dossiers et d'améliorer la productivité d'une secrétaire.
 

Communication et accueil

La secrétaire est souvent la première personne de contact dans une entreprise, que ce soit à distance ou sur place. La communication écrite ou orale est un véritable atout pour l’accueil physique et téléphonique.

Elle doit orienter les visiteurs au sein de l’établissement et répondre aux demandes des clients. Elle est également responsable de la gestion des relations entre les services internes et les partenaires extérieurs.

Suivi des commandes, organisation des livraisons, coordination des interventions externes… La secrétaire a pour fonction de gérer toute l’activité autour des fournisseurs et des prestataires.
 

Quelles sont les compétences d’une assistante administrative ?

Les compétences d’une assistante administrative exigent d’être organisée, autonome et à l’aise en société. Une approche humaine est indispensable pour gérer efficacement son activité quotidienne.

Les compétences d’une secrétaire sont principalement administratives et techniques. Entre la gestion des plannings, la communication interne et la rédaction de documents, une secrétaire réalise de multiples tâches.

L'organisation et la gestion du temps

Parmi les compétences d’une secrétaire, celle-ci doit faire preuve d'une grande autonomie pour gérer efficacement ses missions sans supervision constante. Au sein de son entreprise, elle doit prendre note des priorités de la journée :

• planification des activités : prioriser ses tâches est crucial pour ne pas perdre de temps ;
• traitement des urgences : la réactivité est essentielle pour s'adapter aux imprévus et gérer les urgences avec efficacité ;
• rigueur et méthode : l’application de procédures précises permet d’assurer un suivi impeccable des dossiers.
   

La maîtrise de la bureautique

Aujourd'hui, les compétences d’une assistante administrative englobent largement le domaine de l’informatique. Le traitement de texte, par exemple, nécessite de connaître l’outil adapté, couplé à une frappe rapide. Vos meilleurs alliés en bureautique sont :

• le Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) : savoir rédiger des documents, traiter des bases de données et partager l’information interne ;
• les outils collaboratifs (Google Drive, Trello, Slack) : savoir partager des fichiers et travailler en équipe ;
• les logiciels spécialisés (CRM, ERP, programmes de comptabilité) : maîtriser la gestion commerciale et administrative.
   

Les compétences relationnelles

Un assistant administratif doit posséder une intelligence sociale développée pour interagir avec différents interlocuteurs et comprendre leurs besoins. Il doit donc faire preuve d'un excellent relationnel et d’une maîtrise parfaite de la langue française.

Si vous souhaitez travailler depuis votre domicile, cela implique aussi une bonne organisation et une autonomie exemplaire.

Le métier de secrétaire repose sur une approche humaine et bienveillante dans ses interactions avec ses différents interlocuteurs. Par exemple, discrétion, sens du service et respect d’autrui sont de rigueur !
 

Comment suivre une formation de secrétaire ou des études de secrétariat ?

Si vous souhaitez suivre des études de secrétariat, de nombreuses certifications permettent d'assimiler les compétences d’une secrétaire. Les formations accessibles vous offrent l’opportunité d’exercer ce métier dans le domaine de votre choix (administration, commerce…).

Cette fonction évolue avec les besoins des entreprises et l'essor du numérique. Il est donc indispensable de suivre une formation de secrétaire adaptée pour se démarquer et maîtriser le traitement administratif.
 

Les études de secrétariat

Il existe plusieurs programmes académiques pour vous former au métier de secrétaire. Par exemple, un secrétaire juridique nécessitera des connaissances spécifiques en droit.

Votre choix dépendra de votre niveau d'études, de vos spécialisations et du secteur de l’entreprise visée :

• CAP assistant administratif : prise en charge des bases de la direction et de la bureautique.
• Bac pro gestion-administration : diplôme clé pour apprendre la gestion des dossiers et le dialogue professionnel.
• BTS SAM - Support à l'Action Managériale : pour développer des compétences avancées en traitement et coordination.
• Certifications professionnelles : programmes courts pour une reconversion rapide dans le secrétariat.

Les compétences d’une secrétaire lui permettent également d’exercer depuis son domicile, notamment en tant qu'assistante virtuelle. Avec l’expérience, une évolution vers un poste à responsabilité peut être envisagée.
 

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Chez Studi, nos formations en secrétariat allient expertise technique et approche humaine pour un apprentissage complet, efficace et motivant. 100 % en ligne, nos cours sont accessibles depuis votre domicile, 24h/24 et 7j/7.

Nos coachs et formateurs experts sont à votre disposition pour vous accompagner dans votre parcours de manière personnalisée avec, à la clé, un diplôme validé par l'État et les employeurs.

Chaque programme d’études de secrétariat à domicile offre des exercices et des mises en situation pour vous permettre d’acquérir les compétences d’une secrétaire :

• Pré-Graduate assistant communication (bac) ;
• Pré-Graduate secrétaire assistant (bac) ;
• Pré-Graduate secrétaire comptable (bac) ;
• Pré-Graduate secrétaire assistant en cabinet juridique (bac).

Rendez-vous sur notre site pour voir la liste complète de nos formations !

Conclusion : acquérir les compétences d’une secrétaire avec Studi

Les compétences d’une secrétaire reposent sur une organisation sans faille, une bonne connaissance des outils informatiques et d'excellentes aptitudes relationnelles. Par le biais de différents cursus, Studi vous offre l’opportunité d’apprendre à votre rythme.

Chaque candidat repart ensuite avec un titre reconnu par l’État, ce qui peut vous aider à améliorer votre situation professionnelle. Que vous travailliez en entreprise ou depuis votre domicile, une bonne formation est essentielle pour réussir.

Alors, prêt à franchir le cap ? Formez-vous pour devenir secrétaire grâce à Studi !