Travailler dans la gestion de la paie : les prérequis
Les métiers de comptable, collaborateur comptable et gestionnaire de paie sont habilités à réaliser les fiches de paie des salariés de leur entreprise. Selon le type de structure et son dimensionnement, cette mission revient à l’un ou l’autre de ces profils.
Garant du juste paiement des salaires et de la comptabilisation des congés payés, absences, heures supplémentaires et prélèvements sociaux, le gestionnaire de paie joue un rôle important dans l’entreprise. Ces missions minutieuses requièrent des compétences et qualités précises.
Les compétences techniques à valoriser sur un C.V de gestionnaire de paie
Le gestionnaire de paie (GP) manipule des logiciels spécifiques et applique des process normés auxquels il ne peut déroger. Ces prérequis sont indispensables à son C.V :
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La maîtrise des logiciels de gestion de paie
Toute la comptabilité des salaires passe par des logiciels spécialisés en gestion de paie. Les logiciels SAGE et Cegid sont des incontournables de cette profession : en connaître chaque onglet et chaque fonctionnalité est un pré-requis majeur pour évoluer sur un poste de GP.
Ces outils professionnels sont enseignés dès le cycle de formation à ce métier, et leur usage peut se perfectionner via des stages ou de l’alternance. Pour les diplômés d’un parcours en comptabilité ou en Ressources Humaines (RH), des certifications professionnelles (formations courtes) spécialisées en gestion de paie permettent une remise à niveau sur les outils.
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La connaissance du droit du travail et du droit social
Le gestionnaire de paie ne se contente pas de saisir les données nécessaires au juste calcul du salaire mensuel. Il répond également aux questions de ses collaborateurs en termes de droit du travail et droit social. Congés spéciaux pour un enterrement ou un mariage, possibilité de réaliser des horaires supplémentaires, possibilité de cumuler une activité salarié avec une autre activité, règles liées aux déplacements, au télétravail et aux notes de frais…
Le GP est une mine d’informations pour ses collègues. Il veille au respect des lois, du côté de la direction et du côté des salariés, et est garant des bonnes mises en application des procédures pour protéger et l’entreprise et les intérêts des collaborateurs.
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Maîtrise des obligations légales
Au-delà de la connaissance du droit social et du droit du travail, le GP est également responsable de la bonne communication des salaires aux organismes gouvernementaux pour la rétention de l’impôt à la source, de la déclaration des charges sociales patronales et de la déclaration sociale nominative (DSN). La maîtrise des process administratifs et des normes en termes de déclaration est donc indispensable.
Les qualités (soft-skills) du gestionnaire de paie à valoriser en entretien
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La rigueur
La rédaction des bulletins de salaire est une mission minutieuse qui sollicite de la rigueur.
Le gestionnaire de paie respecte des règles administratives strictes et retranscrit sur chaque bulletin des informations RH précises qui ont un impact sur la vie quotidienne des salariés : jours de congés restants, primes, heures supplémentaires, avantages sociaux (financement de la carte de transport, carte tickets restaurant…). Sa rigueur a donc une incidence directe sur la rémunération des salariés et leur bien-être au travail.
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La discrétion
En tant que gestionnaire de paie, vous manipulez au quotidien la donnée personnelle du personnel de l’entreprise. Niveau de salaire, primes, absences pour congés spéciaux ou congés maladie… Des informations sensibles circulent dans votre logiciel et il est de votre devoir d’en assurer la confidentialité.
De même pour ce qui est des recrutements et des licenciements : vous disposez d’informations provenant du service des ressources humaines qui ne concernent pas les autres services de l’entreprise et pourraient alimenter des bruits de couloir. Afin de préserver la culture d’entreprise et l’esprit d’équipe, votre discrétion est indispensable.
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La disponibilité
Le GP est la personne de référence pour adresser les questions liées au salaire, aux déclarations fiscales et à la réglementation du travail. Surtout dans les petites entreprises, où le GP est plus facilement accessible et endosse souvent la casquette de responsable RH par la même occasion.
Son rôle consiste donc à répondre à ses collègues, mais aussi à faire de l’évangélisation juridique pour s’assurer du bon respect du droit du travail et du droit social (respect des heures de repos obligatoires, respect des conventions d’entreprise et des conventions multisites).
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La communication inter-services
Si le métier de GP s’exerce avec une forte autonomie, il nécessite une bonne communication inter-services - surtout si le service des ressources humaines en est détaché.
Le gestionnaire de paie collecte les informations liées aux nouveaux recrutements, aux licenciements, aux absences, aux augmentations de salaires et aux primes. Il échange à la fois avec les ressources humaines et les managers d’équipe pour vérifier qu’il dispose d’éléments à jour avant d’éditer les bulletins de salaire.
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L’organisation
Le gestionnaire de paie connaît une grande période de stress chaque fin de mois, où il doit collecter les éléments complémentaires à ses données habituelles : justificatifs de frais, primes exceptionnelles, heures supplémentaires…
Les salariés ne sont pas toujours les plus rigoureux sur ces démarches et il ne peut clôturer les bulletins de salaire sans ces informations. C’est pourquoi il se doit de préparer la rémunération du personnel de manière rigoureuse en amont et d’assurer une bonne communication avec les autres services, pour éditer les fiches en temps et en heure.
Quelle formation suivre pour travailler dans la gestion de paie ?
Plusieurs formations vous ouvrent les portes du métier de gestionnaire de paie. Vous pouvez opter pour des domaines d’activité différents, tels que la comptabilité, les ressources humaines ou la gestion des entreprises. Des certifications professionnelles validant un bloc de compétences spécialisées en gestion de la paie complètent également un profil plus polyvalent pour accéder à un emploi de GP.
Les formations à distance spécialisées en gestion de paie
Pour accéder directement à un emploi dans la gestion de paie, Studi vous propose un Bachelor (diplôme de niveau Bac+3, correspondant à un titre RNCP de niveau 6) ou un Graduate (diplôme de niveau Bac+2, correspondant à un titre RNCP de niveau 5).
Choisissez le cursus adapté à votre niveau et formez-vous à distance, sur un format de cours 100% digital. Accédez à des milliers de ressources vidéos et documentaires, des licences logiciel professionnelles et échangez en direct avec nos formateurs via des sessions en live chaque soir.
Les formations polyvalentes qui permettent d’acquérir une compétence en gestion de paie.Si vous optez pour une formation plus polyvalente dans le domaine de la comptabilité, des ressources humaines, de l’administration ou de la gestion des entreprises, vous pourrez évoluer sur des missions de gestion de paie en fonction du type de structure qui vous emploie. Les plus petites entreprises tendent à mutualiser la gestion de la paie avec des missions de comptabilité générale, d’administration ou de ressources humaines.
Passer une certification professionnelle pour valider un bloc de compétences en gestion de paie.
Si vous avez suivi des études plus généralistes en comptabilité, ressources humaines ou autres, et que vous souhaitez renforcer votre expérience en gestion de paie pour vous spécialiser dans ce domaine, des certifications professionnelles en gestion de paie existent.
Ces formations courtes vous permettent de valider un bloc de compétences relié à un Titre RNCP de gestionnaire de paie.
Quelles sont les missions d’un gestionnaire de paie ?
Le rôle majeur du gestionnaire de paie est de faire le lien entre les données RH d’un salarié (absences, notes de frais, heures supplémentaires) et sa fiche de paie.
Pour cela, il :
- Vérifie les demandes de congés payés/maladie, les justificatifs d’heures supplémentaires
- Réalise le décompte des charges sociales et les cotisations aux avantages (type : tickets restaurant)
- Assure la communication avec les sites institutionnels pour le prélèvement de l’impôt à la source
- Réalise les déclarations de cotisations sociales pour l’entreprise et en assure le règlement
- Répond aux questions en termes de droit du travail et droit social (défraiements, heures supplémentaires, contractualisation de freelances, etc.)
- Assure le paiement d’indemnités en cas de litige entre un salarié et l’entreprise (licenciement, accident du travail…)
- Assure le décompte des jours de congés et de RTT sur les fiches de salaire
- Remplit la déclaration sociale nominative (DSN) et la déclaration annuelle de données sociales unifiées (DADS-U).
- Rédaction du contrat de travail d’un nouveau salarié
Quelle rémunération pour le poste de gestionnaire de paie ?
En France, la rémunération du gestionnaire de paie est en moyenne de 30 000 euros bruts annuels. Cette rémunération varie fortement entre Paris et la province, jusqu’à 10 000 euros annuels bruts d’écart pour un professionnel bénéficiant de plus de 10 ans d’expérience.
La fourchette de salaire varie de 28 à 47 000 euros bruts annuels, selon le type de structure, la région d’exercice et les années d’expérience.