Quelles compétences permettent de devenir Assistante de direction ?
En France, le marché de l’assistanat constitue un secteur clé de l'emploi administratif, indispensable au bon fonctionnement des entreprises, des petites structures locales aux grandes corporations internationales.
Par ailleurs, les dirigeants et managers font généralement appel à des assistantes de direction pour gérer les aspects pratiques de leur quotidien. Le poste est essentiellement occupé par des femmes. Ces dernières sont également appelées « Office Manager ». Elles ont un rôle clé, puisque grâce à leur soutien administratif et organisationnel, elles permettent à leur direction de se concentrer sur des tâches plus stratégiques et ainsi d’accélérer leur prise de décision.
Si les activités peuvent être très différentes d’une assistante de direction à l’autre, notamment en fonction de la taille et du secteur de l’entreprise ou administration dans laquelle elle évolue, en revanche la fonction nécessite tout un panel de compétences : polyvalence, organisation, discrétion, réactivité, adaptabilité, etc.
Le métier d’assistant / assistante de direction vous intéresse ? On fait le tour des principales compétences vous permettant d’assurer un soutien efficace à la direction et de contribuer à la bonne organisation et au bon fonctionnement d’une entreprise.
Les compétences interpersonnelles de l’assistante de direction : soft skills
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L’organisation
L’assistante de direction doit être organisée et rigoureuse, notamment en ce qui concerne les plannings et les dossiers.
Elle doit savoir gérer plusieurs tâches simultanément, organiser l'agenda de la direction, planifier des réunions et anticiper les besoins. Elle doit avoir la capacité à jongler avec plusieurs activités et à gérer les priorités : classement, archivage, gestion des dossiers confidentiels, etc.
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La discrétion
L’assistante de direction doit être discrète en ce qui concerne les informations sensibles. Son organisation doit lui permettre d’assurer discrétion et confidentialité sur certains dossiers. Elle fait partie des premiers membres de l’équipe à être informée des décisions stratégiques.
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Le sens du service et de l’accueil
Ce sont deux compétences indispensables à la fonction de secrétaire de direction. Les professionnelles doivent être accueillantes et à l'écoute des besoins de leur direction, des clients et des autres collaborateurs de l’entreprise.
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Les capacités de communication (écrite et orale)
Une des principales activités de l’assistante de direction est de rédiger des courriers, des comptes rendus, des emails professionnels, ou encore de communiquer efficacement avec divers interlocuteurs (internes et externes). Elle doit parler et écrire un Français parfait.
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L’adaptabilité
Les dirigeants évoluent dans un environnement où les priorités changent rapidement en fonction de circonstances internes et/ou externes. L’assistante de direction doit être en mesure de s’adapter à ces changements, de réorganiser l’agenda, et de gérer des missions d’urgence imprévues sans perturber le fonctionnement global de la structure.
Enfin, elle doit rester calme et efficace en situation de stress ou lors de moments d’urgence.
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La proactivité
Il est important que la professionnelle sache anticiper les besoins de la direction et être force de proposition. Sa proactivité permet de fluidifier le travail de sa hiérarchie et ainsi de prévenir les éventuels problèmes.
Les compétences techniques de l’assistante de direction : hard skills
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Les capacités linguistiques
La secrétaire de direction doit également avoir un très bon niveau en anglais (professionnel), et dans une troisième, voire une quatrième langue étrangère. En effet, dans un contexte international, la maîtrise de plusieurs langues peut être indispensable.
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La maîtrise des outils bureautiques
Pour occuper la fonction de secrétaire de direction, il est nécessaire de maîtriser la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), notamment afin d’être en mesure de créer des documents professionnels, des rapports et des présentations.
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La gestion des agendas et calendriers
L’assistante doit connaître les logiciels de gestion d’agenda et de messagerie (Outlook, Google Calendar), ainsi que les outils collaboratifs (Teams, Zoom, Slack, etc.), pour organiser des réunions à distance avec les différentes équipes.
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La gestion de projets
La secrétaire de direction doit jouer un rôle de coordinatrice.
Elle doit savoir gérer des tâches complexes, organiser les ressources nécessaires et suivre l’avancement des projets en cours. Pour cela, elle doit s'assurer que toutes les personnes impliquées dans un projet ou une réunion sont informées et que les échéances sont respectées.
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La capacité à travailler en équipe
L’assistante est amenée à collaborer avec différents services et partenaires pour mener à bien des initiatives ou des projets. Elle doit être à l’aise avec le travail d’équipe.
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La connaissance de la comptabilité
L’Office Manager doit être capable de coordonner les prestataires pour la gestion des commandes, des services et des contrats. Elle doit également avoir une connaissance de base des principes comptables, notamment pour le suivi des dépenses et la préparation de certains rapports financiers.
Le métier de secrétaire de direction implique un certain nombre de compétences et de qualités, telles que l’organisation, l’écoute, la communication, la rigueur, la discrétion, etc.
Plusieurs cursus d’études vous permettent d’exercer une activité de secrétariat, à partir du niveau bac+2 minimum. Vous pouvez choisir de vous spécialiser directement avec un Graduate assistant de direction, ou d’opter pour un Bac+2 (Titre RNCP de niveau 5) plus généraliste : BTS Support à l’action Managériale (SAM) ou BTS Gestion PME.
Après quelques années d’expérience en tant qu’assistant de direction, vous pouvez choisir de donner une autre dimension à votre carrière professionnelle, en vous spécialisant dans un domaine en particulier comme le marketing, les ressources humaines, le service juridique, la logistique, la comptabilité, le commerce, etc. Avec de l’expérience, vous aurez des missions plus complexes et plus de responsabilités au sein de la structure qui vous emploie, et percevrez ainsi un meilleur salaire.
Avec Studi, vous pouvez suivre votre formation à distance et en alternance afin d’être directement opérationnel dès l’obtention de votre diplôme ou certification. Ce parcours vous permet de développer des compétences techniques et comportementales en entreprise.
Si vous êtes salarié dans le privé, travailleur non salarié, indépendant ou demandeur d’emploi, vous pouvez solliciter une offre de financement. En effet, vous avez la possibilité de financer tout ou une partie de cette formation avec votre Compte Personnel de Formation (CPF).
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